Frei nach dem Motto eines der bekanntesten Kölner Karnevals-Schlager, zog es neue und altbekannte Mitglieder der SimplifyU-Familie nach Köln, um am mittlerweile vierten Kundentag von SimplifyU teilzunehmen. Es flogen weder Kamellen noch Konfetti, aber viele Ideen und interessante Themen füllten den Raum.
Die fröhliche Stimmung war bereits zum gemeinsamen Abendessen am 04.10.2023 deutlich zu spüren. So genossen wir in geselliger Runde im Restaurant RheinZeit die deftige Küche des Lokals am Rhein und genossen auch das ein oder andere ortsbekannte Getränk.
Am 05.10.2023 brachen wir nach einem gemeinsamen Frühstück geschlossen in Richtung Dom auf. Natürlich kein Vergleich zu den Karnevals-Umzügen der Stadt, aber die Stimmung war mindestens genauso gut. Am Ziel angekommen bot uns der Tagungsraum im „Früh am Dom“ den idealen Rahmen für den gemeinsamen Austausch.
Pünktlich um 9.00 Uhr läutete Sandra die gemeinsame Vorstellungsrunde ein, in der sich jeweils zwei Personen „näher beschnuppern“ konnten, um sich dann in großer Runde gegenseitig vorzustellen. Der erste Schritt für die Small-Talk-Runden war getan und ein Weiterer folgte, als Ulrich Behrje von der Diakonischen Stiftung Wittekindshof das DU für alle anregte.
Kundenportal & Verbesserungsvorschläge
Nach einer kurzen Vorstellung der Agenda küssten Christian und Manuel unser Kundenportal aus dem Dornröschenschlaf. Spannende Verbesserungsvorschläge aus der SimplifyU Familie für unsere Software, welche über das Kundenportal eingegangen sind, wurden gemeinsam bewertet.
So besprachen wir, ob private Notizen im Stil von digitalen Post-Its und Hinweisen an Dokumenten als persönliche Erinnerung hilfreich wären. Auch das Thema „mehrseitige Befragungen“, die ein mehrstufiges Ausfüllen und bessere Übersichtlichkeit von umfangreichen Befragungen bewirken sollen, wurden besprochen und fanden sofort Anklang. Auf diese Funktion können Sie sich schon in den kommenden Wochen freuen.
Natürlich gab es auch Wünsche, die bei dem ein oder anderen Teilnehmer, typisch für Köln, ordentlich Stimmung erzeugten. So erheiterte ein spontanes „Diese Menschen sterben an Burnout, die muss man mal vor sich selbst schützen“ die Runde und man war kurz an eine Büttenrede erinnert.
Neben den Ideen & Wünschen aus dem Kundenportal wurde der Mehrwert des gemeinsamen Forums, zum Austausch von Informationen, Ideen und auch Dokumente, Befragungen und vieles mehr diskutiert. Das anfänglich als „ein Auto von vielen aus der großen Tiefgarage von SimplifyU“ bezeichnete Kundenforum, wurde schnell zum Lieblingsflitzer aller Teilnehmer und soll in Zukunft noch intensiver zum gemeinsamen Austausch der SimplifyU Familie genutzt werden.
Nach einer kurzen Snackpause lehnten sich die Gastgeber zurück und Übergaben das Wort an die Kunden selbst.
Mandantenübergreifende Dokumente
Reinhold Schweizer von der Wicker-Gruppe stellte die Umsetzung der mandantenübergreifenden Dokumentenverwaltung vor, die alle Kliniken des Konzerns überspannt und sicherstellt, dass relevantes Informationsmaterial für jeden zugänglich ist. Auch die Office-Lese-Funktion, die sinnvoll für Präsentationen oder mehrseitige Excel-Dokumente ist, wurde vorgestellt.
Ein besonders schöner und bildlicher Hinweis war, den Datenraum in der Software wie ein Innenarchitekt zu behandeln und nur funktionierendes und zielführendes Datenmaterial in die Software einzustellen.
Mit diesen sinnvollen Abschlussworten übergab Herr Schweizer an Herrn Sebastian Kirchner von der Diakonischen Stiftung Wittekindshof.
Diakonische Stiftung Wittekindshof & Maßnahmen
Nach einem kurzen Ausflug in die Organisation des Wittekindshofs mit über 3750 Mitarbeiter in Kindergärten, Wohngemeinschaften, Werkstätten und vielem mehr, wurde der Übernahme- und Konfigurationsprozess von SimplifyU vorgestellt. Hier kam es zu regen Dialogen, da viele Kunden ähnliche Erfahrungen teilen konnten. Auch die Teilnehmer, die sich aktuell in der Einführung befinden, nahmen viele Ideen mit und werden diese in den nächsten Wochen sinnstiftend umsetzen.
Danach richtete Herr Kirchner den Scheinwerfer auf das Modul „Maßnahmen“ und erläuterte wie er sein Maßnahmenmanagement aufbaut, um es demnächst einrichtungsweit einzusetzen. Nachdem sein Kollege Herr Behrje einwarf, dass „Maßnahmen einen nicht in Ruhe lassen“, erhielt er, teils schmunzelnd, große Zustimmung durch die Teilnehmer und wir gingen zu einer gemeinsamen Frage- und Antwort Runde über.
Noch voller Freude über den interessanten Austausch erkundeten wir nahezu das gesamte Früh, um uns dann im Wappensaal der Früh-Brauerei-Gaststätte bei Schlachtplatte, Bratkartoffeln und Spiegelei und anderen deftigen Leckereien für die nächste Runde zu stärken. Um der Mittagsmüdigkeit entgegenzuwirken, gingen wir gemeinsam auf die Domplatte. Denn es war Zeit für ein gemeinsames Familienfoto.
Neuerungen & WOWs
Mit strahlenden Gesichtern nahmen wir die Herbstsonne mit in die Tagungsräume und lauschten den Vorstellungen von Christian und Michael zu den Neuerungen und WOWs in der SimplifyU-Software. 147 Neuerungen wurden seit dem letzten Kundentag im Mai implementiert!
Glücklicherweise sprachen die Beiden nicht so schnell wie sie programmieren und alle Teilnehmer konnten ihnen gespannt folgen, als Sie einen Teil der Neuerungen vorstellten.
Dazu gehörten unter anderem eine Chatfunktion, die Erstellung mehrerer Startseiten, Optionen zur Änderungshistorie von Dokumenten und im Risikomanagement, individuelle Berichte, die Anbindung mehrerer Active Directorys und Rückspeicherungen in diese, die Volltextsuche für Verträge, Einladungen zu Audits, eine vereinfachte Auditplanung, sowie ein moderner KI-Assistent.
Der KI-Assistent wird als Support-Bot auf Basis von ChatGPT 4 für die eigenen Dokumente umgesetzt, so dass dieser zusätzlich zur Suchfunktion unterstützen kann. Dieses innovative Vorgehen stieß auf große Freude und Faszination bei der SimplifyU-Familie. Gespannt, wie und wann KI Einzug in den Alltag der Einrichtungen halten wird, gingen wir bei Kaffee, Kuchen und Häppchen in eine kurze Smalltalk-Runde über.
Fazit: Es macht immer wieder große Freude
Den Abschluss des Tages bildete die Feedback-Runde, in der jeder seine Eindrücke der vergangenen Stunden äußerte. Die Teilnehmer lobten die Veranstaltung als familiär, kundenorientiert und als Tag mit positiver Atmosphäre. Es wurde betont, wie wichtig der Kundenaustausch ist und das SimplifyU „einfach so weiter“ machen solle. Der Kundentag endete mit vielen neuen Erkenntnissen und Ideen, die unsere Kunden und das SimplifyU-Team auf ihrer gemeinsamen Reise begleiten.
Wir freuen uns auf die weitere familiäre Zusammenarbeit und darauf Sie/Euch beim nächsten Kundentag wieder persönlich begrüßen zu dürfen.
