Softwareupdate SimplifyU April/Mai 2024

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Das SimplifyU Softwareupdate April/Mai 2024 bietet Ihnen Erweiterungen in zahlreichen Modulen. Darunter befindet sich die Möglichkeit Druckvorlagen direkt in der Office-Bearbeitung anzuzeigen, welche von einigen Mitgliedern der SimplifyU Familie schon sehnsüchtig erwartet wird. Neben weiteren Anpassungen an der Druckvorlage, gibt Ihnen das neue Update die Möglichkeit, Ihre persönlichen Favoriten zu kategorisieren, Notizen an den Dokumenten zu hinterlegen und Dokumente mit sich wiederholenden Inhalten vorzubelegen, indem man ein elektronisches Formular befüllt. Das Modul Formulare erhält zusätzlich weitere Dashboard-Auswertungsmöglichkeiten und eine neue Druckoption via Druckvorlage. Zudem kann die normale Suche nun optional um die Suche nach elektronischen Formularen und Prozessen erweitert werden.

Anzeige der Druckvorlage im Bearbeitungsmodus

Dank der SimplifyU Druckvorlagen konzentrieren sich Ihre Mitarbeiter nicht mehr darauf, das Logo passgenau in die Kopfzeile einzubauen oder die korrekten Lenkungsinformationen in der Fußzeile zu hinterlegen. Dies übernimmt SimplifyU im Standard für Sie und bindet die passenden Kopf- und Fußzeilen mit allen wichtigen Informationen in das Dokument ein. Bislang wurde darauf verzichtet, die Kopf- und Fußzeile bereits in der Office-Bearbeitung darzustellen, da man den Fokus nur noch auf die Gestaltung des Inhalts lenken wollte. Da dies gerne einmal zu Verwirrungen oder Problemen bei der Formatierung geführt hat, haben wir uns dazu entschieden, die Druckvorlage optional während der Bearbeitung in Office anzuzeigen. Aktivieren Sie diese Option gerne zum Test in den Einstellungen Ihrer Dokumentenlenkung.

Kopf- und Fußzeile werden im Bearbeitungsdialog mit den definierten Dokumenteninformationen eingeblendet

Eigene Favoriten kategorisieren

Eine sehr beliebte Funktion der Dokumentenlenkung ist das Erstellen der persönlichen Favoriten. Favorisieren Sie sich Dokumente und Ordner und sorgen Sie somit dafür, dass Sie Ihre wichtigsten Informationen mit wenigen Klicks an einer zentralen Stelle auffinden können. Diese nützliche Funktion wird nun erweitert. Sofern Sie in den Einstellungen der Dokumentenlenkung eine entsprechende Option aktiviert haben, besteht die Möglichkeit, die eigenen Favoriten zu kategorisieren. Stellen Sie sich vor Ihre Favoritenliste ist auf 100 Einträge (Dokumente und Ordner) angewachsen. An dieser Stelle macht es Sinn -trotz der vorhandene Suchfunktion- eigene Überschriften und Kategorien für Ihre Favoriten einzuführen, um diese große Anzahl an Inhalten thematisch einzusortieren und stets den Überblick zu behalten.

Unsortierte Favoritenansicht
Anlage eigener Kategorien
Sortierte Favoritenansicht mit eigenen Kategorien

Notizen inkl. Wiedervorlage am Dokument

An unserem Kundentag kam der Wunsch auf, dass man an einem Dokument persönliche (private) Notizen hinterlegen können sollte. Diese Notizen sind wie kleine Post-Its und Erinnerungen an sich selbst zu verstehen. Zusätzlich wurde an dieser Stelle die Möglichkeit intergriert diese Post-Its mit einem Datum zu versehen. Dadurch erhält man im System eine passende Übersicht der markierten Dokumente inklusive Fälligkeit. Diese Option muss in den Einstellungen der Dokumentenlenkung aktiviert werden.

Notiz inklusive Datum an einem Dokument
Übersichtsliste "Meine Notizen" mit Fälligkeitsdatum

Dokumente via Formulareingabe befüllen

Wer kennt es nicht. Wir haben ein extrem großes Formular vor uns und müssen an verschiedenen Stellen im Inhalt immer wieder die gleichen Angaben machen. Beispielsweise müssen wir immer wieder Kontaktdaten hinterlegen und dies an 30 verschiedenen Stellen im Formular. Hierbei kann SimplifyU unterstützen.

Gestalten Sie sich in unserem Modul „Formulare & Meldungen“ ein Eingabeformular mit allen Daten, die im Formular häufig eingesetzt werden müssen und vergeben Sie an Ihren Eingabefeldern Referenzen.

Formulargestaltung & Vergabe von Referenzen
Vergabe einer Referenz am Formularelement

Im Anschluss daran können Sie die Referenzen in der Gestaltung Ihres Dokuments mehrfach an verschiedenen Stellen im Inhalt verwenden.

Referenzen werden im Dokument eingesetzt

Bei aktiviertem Expertenmodus, können Sie an den Versionseinstellungen nun definieren, dass das Befüllen des Dokuments durch das Ausfüllen eines elektronischen Formulars erfolgen soll.

Im Nachgang steht Ihnen und Ihren Mitarbeiter*innen die Funktion „Ausfüllen“ zur Verfügung. Durch diese Funktion öffnet sich das zuvor erstellte Eingabeformular, welches es zu befüllen gilt. Im Anschluss daran werden die Platzhalter im Dokument durch Ihre Formulareingaben an X verschiedenen Stellen im Inhalt ersetzt. SimplifyU bietet Ihnen das Dokument im Nachgang zum Download als PDF und/oder Word an.

Option "Zusatzdaten über Formularerfassung für die Ausgabe"
Eingabe der Daten in das zuvor erstellte Formular
Automatisch generiertes PDF mit den hinterlegten Daten im Inhalt

Druckvorlagen für Dashboards

Mit dem neuen SimplifyU Softwareupdate April/Mai 2024 wird der Ausdruck von Dashboard-Auswertungen in unserem Modul „Formulare und Meldungen“ erweitert. Legen Sie sich optional eigene Druckvorlagen an und generieren Sie somit Ihre perfekte Auswertung und Ihren perfekten Ausdruck. Die Druckvorlage wird in den Einstellungen des Moduls „Formulare & Meldungen“ hinterlegt. Ihnen werden einige Platzhalter wie „Zeitraum der Dashboardauswertung“, „Resultierende Maßnahmen“, „Dashboardelemente“ etc. angeboten, um Ihre wichtigsten Informationen passend im Ausdruck zu positionieren.

Word-Druckvorlage inklusive Platzhaltern für der Ausdruck von Dashboard-Auswertungen
Platzhalter für die grafischen Dashboardelemente
Ausdruck mit den resultierenden Maßnahmen und weiteren Angaben
Anzeige der Grafiken im Ausdruck

Weitere Funktionen

Dokumentation

  • Neue Option an den Druckvorlagen: Zeilenumbruch nach Kopfzeilen-Trennlinie
  • Jeder Workflowschritt kann einzeln via Platzhalter in die Fuß- oder Kopfzeile eingebunden werden
  • Cross-Matrix (Normen zu Dokumenten) wurde um Filter erweitert
  • Druckvorlage wird auch im „geführten Dialog“ zur Office Bearbeitung mit angezeigt
  • Unterstützung MS Publisher beim Dokumentenformat „Office“
  • Die Rollenanpassungsmöglichkeiten „Verantwortlicher“ in der Dokumentation wurden erweitert.
  • An der Version eines Dokuments kann man festlegen, dass die erste Seite des Dokuments ohne Kopf- und Fußzeile dargestellt wird. (Bspw. bei Deckblättern sinnvoll)
  • Schlagworte werden auch in der „Vorschlagssuche“ berücksichtigt
  • Eine Erinnerung zum Speichern bevor der Prozessmanager geschlossen wird, wurde ergänzt
  • Neues Druckfeld „Versionshinweis“, wurde für die Druckvorlagen hinzugefügt

Formulare & Meldungen

  • Optional können an einem Dashboard-Element Antwortoptionen ausgeblendet werden
  • Integration von Textfeldern als Dashboardelemente wurde ermöglicht
  • Einschränkungen (Selektion) können am Dashboardelement direkt gemacht werden. Bislang galt eine Selektion übergreifend für das komplette Dashboard
  • Formulargestaltung – Eine Vorschau wurde ergänzt.
  • Weitere Beteiligte eines Ablaufschritts sehen ab sofort die Felder, welche „ohne Einschränkung“ am Ablaufsschritt eingestellt worden sind
  • Neues Dashboard-Element „aggregierte Tabelle“
  • Beim erneuten Start einer Befragung springt man direkt zur zuletzt ausgefüllten Seite der Befragung
  • Die Tabdarstellung bei Befragungen kann optional deaktiviert werden
  • Anhänge für Benachrichtigungsvorlagen ermöglicht
  • Neue Funktion: Gesammelter Download aller Anhänge an einer Meldung
  • Impressum / Fußzeileninformationen für Formulare/Befragungen
  • Der aktuelle Stand meiner Befragung kann ohne Klick auf „Speichern“ immer automatisch zwischengespeichert werden
  • Export der TAN-Liste bei Befragungen hinzugefügt
  • Druck von Formularen inkl. Option zur Anpassung der Schriftgröße ergänzt
  • Übertragung von Formularinhalten in andere Formulare via Importvorlagen. In der Verwaltung können Formularinhalte in Vorlagen aufgebaut werden. Diese können dann bei der Gestaltung neuer Formular verwendet werden.
  • Mehrfach-TANs können für Befragungen erzeugt werden (mehrmaliges Nutzen)
  • Die normale Suche (für Dokumente) kann nun optional auch elektronische Formulare aus unserem Modul „Formulare & Meldungen“ finden. Dies muss in den Startseitenoptionen eingestellt werden

Chancen & Risiken

  • Erweiterung der individuellen Berichte um 6 neue Felder

Kennzahlen

  • Kennzahlen können auf „inaktiv“ gestellt werden

Maßnahmen

  • HTML Inhalt bei Maßnahmenbeschreibung möglich
  • Anzeige und Benachrichtung der Verantwortlichen erst zum Beginn der Maßnahme als Option

Projekte

  • Anonymer Portalzugriff auf nicht eingeschränkte Projekte möglich

Vertragsmanagement

  • Nachträgliche Umbenennung der Anlagen
  • Emailbenachrichtigung bei neuer Vertragsprüfung

Qualitätsziele

  • Start und Zielwert für Ziele können Dezimalzahlen sein

Übergreifend

  • Individuelle SQL-Abfrage verwenden bei individuellen Berichten nur durch den System-Admin möglich
  • Bearbeitung einzelner Termine eines Serientermins im Kalender
  • Der Platzhalter ##Benutzername## kann für die automatische Benachrichtigung von Benutzern genutzt werden
  • Eigener Link je Startseite. Somit ist ein Verweis auf eine Startseite möglich
  • Bewertungsmöglichkeiten für Bildergalerien
  • Vorgabe der Bildbreite bei Kacheln mit Textinhalt und Bild
  • Push-Notifications können genutzt werden. Das System informiert direkt per Sofortnachricht, wenn neue Aufgaben anfallen
  • Nachrichtenverwaltung – Datumsangabe abwählbar
  • Auswahlkomponente für Organisationstruktur ergänzt

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