WOW! Was für eine Begeisterungswelle! Kaum hatten wir das Formular für unseren Kundentag in Fulda freigeschaltet, schon waren die Anmeldungen kaum zu bremsen. Innerhalb einer Woche erreichten wir die volle Kapazität von 30 Plätzen – eine echte Überraschung, die uns vor eine schwierige Entscheidung stellte. Wir entschlossen uns für eine Premiere: den „Kundentag-Doppelpack“. Zwei Tage hintereinander, jeweils mit unterschiedlichen Gruppen, ermöglichten es uns, die gewohnte familiäre Atmosphäre zu wahren und jedem die Teilnahme zu ermöglichen. Ein herzliches Dankeschön an Gaby, die unermüdlich Hotels, größere Räumlichkeiten und Restaurants für uns alle arrangierte, sodass der Charme unserer Kundentage erhalten blieb.
Ein herzliches Vorab-Dankeschön
Wir möchten der SimplifyU-Familie danken. Euer Enthusiasmus und die Mühen, die ihr auf euch nehmt, um bei den Kundentagen dabei zu sein, sind einfach überwältigend!
Wie gewohnt, planten wir die Anreise für den Abend vor dem offiziellen Start. Das gab uns die Gelegenheit, im Restaurant Ritter zusammenzukommen, köstlich zu speisen und bereits erste „fachliche“ Gespräche zu führen. Da noch Gesprächsbedarf bestand, endete der Abend mit einem gemütlichen Drink in der Hotelbar, bevor wir uns zur Ruhe begaben.
Kundentag Nummer 1 – 10.04.2024
In „kleiner“ Runde mit 28 Teilnehmern begann unser erster Kundentag. Vom Hotel aus spazierten wir gemeinsam zum Maritim, wo jeder seinen Platz fand und wir mit einer herzlichen Begrüßung und einer Vorstellungsrunde, moderiert von Sandra und Nicole, starteten. Diejenigen, die sich am Vorabend noch nicht begegnet waren, fühlten sich spätestens jetzt willkommen. Es ist mittlerweile fast ein Ritual, dass Ulli das „Du“ in großer Runde vorschlägt, was auch dieses Mal auf sofortige Zustimmung stieß.
Nachdem wir die wichtigste Frage des Tages geklärt hatten, nahm unser Programm Fahrt auf. Gaby, eine unserer erfahrenen Auditorinnen, eröffnete die Vortragsreihe mit einem lebendigen Einblick in „das Leben einer Auditorin“. Ihr Vortrag beleuchtete eindrucksvoll, wie sich der Beruf des Auditors durch ständig wechselnde Regularien und zunehmende Bürokratie immer weiter verändert. Ein humorvoller Kommentar aus dem Publikum – „Bald kommt ein Bus an Auditoren“ – sorgte für Heiterkeit, als Gaby erzählte, dass neuerdings nur noch Ärzte ihre eigenen Fachabteilungen auditieren dürfen.
Gaby ging auch auf die vielfältigen Herausforderungen ein, die Audits mit sich bringen, von der Vorbereitung über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung. Sie sprach über die Vergütungsstrukturen und die finanziellen Belastungen, die solche Audits für die Kliniken bedeuten können. Zum Abschluss ihres Vortrags gab sie noch einige Insider-Tipps preis, wie man die Auditoren bei Laune hält – ein Augenzwinkern inklusive.
Den Abschluss des Vortrags bildete Michael, der die Weiterentwicklungen des Auditmoduls vorstellte. Er demonstrierte, wie wertvoll dieses Tool für interne Audits sein kann und wie es uns allen helfen kann, unsere Prozesse zu optimieren und transparent zu gestalten.
Nachdem Gaby ihren faszinierenden Einblick in das Leben einer Auditorin geteilt hatte, übernahm Manuel charmant die Moderation und lenkte unsere Aufmerksamkeit auf das Kundenportal. Mit großer Begeisterung führte er uns durch die vielfältigen Funktionen und Vorteile, die das Portal bietet. Er betonte besonders die Wichtigkeit des Forums als zentralen Ort für den Austausch von Informationen aller Art, ebenso wie die praktischen Videos und die interaktiven Befragungen.
Manuel lud alle Anwesenden erneut ein, das Portal intensiv zu nutzen und erklärte, wie man sein Profil mit Daten und einem Bild vervollständigen kann. Besonders hervorgehoben wurde die Möglichkeit, Expertise für bestimmte Module durch das Setzen von Merkmalen zu kennzeichnen. Dies hilft der SimplifyU-Familie zu erkennen, wer sich als „Experte“ in welchen Bereichen hervortut.
Die aktive Beteiligung am Prozess der Verbesserung wurde ebenfalls großgeschrieben. Manuel ermutigte jeden, Verbesserungsvorschläge und Wünsche direkt über das Portal einzubringen. Er führte vor, wie mit einer einfachen, aber effektiven Methode – grüne und rote Fahnen – über verschiedene Vorschläge abgestimmt werden kann. So wurden beispielsweise der „Schnellbeantwortungsmodus im Audit“, „Notizen am Dokument je Benutzer“ und die „Druckvorlage in Office Direktbearbeitung“ lebhaft diskutiert und bewertet. Die Ergebnisse dieser Abstimmungen waren nicht nur aussagekräftig, sondern fließen auch direkt in die Weiterentwicklung unserer Systeme ein.
Die Begeisterung für das Forum und den dahinterstehenden Gedanken des Austauschs war spürbar. Alle Anwesenden zeigten großes Interesse daran, das Forum gemeinsam „wachzuküssen“. Um dem Wunsch einiger Kunden nach regelmäßiger Erinnerung nachzukommen, führte Manuel ein, dass nun jeden Montag eine kurze Info über die aktuellen Bewertungen und zukünftige Themen aus dem Kundenportal versendet wird.
Abschließend gab Manuel uns einen kurzen Einblick in die digitale Unterstützung bei der Einführung neuer Projekte. Er präsentierte ein vorbereitetes Projekt, das Schritt für Schritt die Einführung des Dokumentationsmoduls erläutert und den Fortschritt visualisiert. Jedes Kapitel des Projekts ist detailliert beschrieben, Maßnahmen wurden aufgezeigt und teilweise durch Videoinhalte ergänzt. Diese Schulungsvideos, die bald allen zugänglich gemacht werden, ermöglichen es jedem, sich bei Bedarf schnell wieder einzuarbeiten und „nachzuschauen, wie das denn noch war“ in digitaler Form.
Nach einer wohlverdienten Mittagspause, die wir bei leckerem Essen und einem entspannenden Gruppenfoto im herrlichen Park direkt am Maritim genossen, setzten wir unseren Kundentag fort. Die Stimmung war ausgelassen und fröhlich, als wir uns wieder zusammenfanden, um dem nächsten Programmpunkt zu folgen
Mark Förste vom Klinikzentrum Bad Sulza teilte mit uns seine Erfahrungen zum Modul Kompetenzmanagement. Er präsentierte sein System, welches er in seiner Einrichtung implementiert hat. Mark, der schon seit den ersten Kundentagen dabei ist und bereits das Modul mitgestaltet hat, als es noch „Pflichtschulungen“ hieß, zeigte, wie weit er und sein Team seitdem gekommen sind.
Er begann seine Präsentation mit der Vorstellung einer Excel-Tabelle, die in den Anfangstagen alles enthielt – von Schulungsnachweisen bis hin zu Mitarbeiterdaten. Diese Tabelle musste ständig aktualisiert werden, besonders bei häufigen Personalwechseln, was oft eine Herausforderung darstellte. Doch dank des neuen Moduls für Kompetenzmanagement, das wir auf den Kundentagen entwickelt haben, konnte Mark eine viel effizientere Lösung schaffen.
Mark erklärte die Struktur des neuen Systems, das eine klare Übersicht über verschiedene Stati und Kategorien bietet. Es gibt Filtermöglichkeiten nach Berufsgruppen und Organisationseinheiten, sodass jeder Mitarbeiter eine auf seine Bedürfnisse zugeschnittene Ansicht hat.
Ein besonders interessanter Aspekt, war die Möglichkeit für Mitarbeiter, ihre eigenen Qualifikationen und Kompetenzen erheblich vereinfacht zu verwalten und sich eigenständig zu Schulungen und Fortbildungen einzutragen und anzumelden bzw. diese durchzuführen.
Marks lebendige und praktische Demonstration zeigte deutlich, wie das Kompetenzmanagement-Modul nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die Mitarbeitermotivation durch eine klarere und benutzerfreundlichere Handhabung fördert. Seine Präsentation war nicht nur informativ, sondern auch inspirierend und zeigte eindrucksvoll, wie die Lösungen konkret im Alltag einer Klinikeinrichtung Anwendung finden können.
Christian präsentierte das „Best of SimplifyU“, eine Zusammenfassung aller Neuerungen seit dem 15. Oktober 2024. Es waren beeindruckende 155 Weiterentwicklungen, die vor allem die Bereiche Audit und Formulare betrafen, und die er lebhaft und detailliert vorstellte. Er begann mit den Erweiterungen im Bereich der Befragungen, darunter eine Matrixfrage, die es ermöglicht, komplexe Daten einfach zu erfassen und auszuwerten. Christian wies auf die neuen Dashboards, die in allen erdenklichen Varianten konfigurierbar sind, um den unterschiedlichsten Nutzerbedürfnissen gerecht zu werden. Diese finden vor allem Einsatz bei der DRV-Befragung, welche durch SimplifyU abgebildet wurde inkl. Sofortauswertung mit Skalenbildung und Qualitätspunkte. Ein weiteres Highlight waren die verbesserten Druckmöglichkeiten für Formulare, einschließlich eines Massendrucks für TAN-Feedbackbögen. Die Dekubitus Meldung wurde direkt im System gezeigt. Durch die intuitive Grafikauswahl unterstützt, wird die Anwendung erheblich vereinfacht. Er zeigte auch, wie die Artikelauswahl bei den Alexianern optimiert wurde, was die Alltagstauglichkeit unseres Systems unter Beweis stellt.
Die Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) in unserem System wurde ebenfalls erweitert. Christian erklärte, wie die DSGVO-konforme Anbindung für Anonymisierung und Kategorisierung die Datensicherheit und -nutzung optimiert. Die Kooperation mit samedis.care verdeutlicht unsere fortwährende Bemühung, Partnerschaften zu stärken, die unseren Kunden zusätzlichen Wert bieten.
Weiter ging es mit der Metrik-Forschungsgruppe und dem, per Teams zugeschalteten Gesellschafter, Prof. Dr. phil. Winfried Zinn. Er gab einen kurzen Einblick, wie die Verbindung zu SimplifyU und später daraus eine Partnerschaft, basierend auf gemeinsamen Zielen, entstanden ist. Ziel: Jeder Patient soll ein Feedback geben können, das dann direkt zu spürbaren Handlungen in den Einrichtungen führt.
Die Erfahrungen von Herrn Zinn mit der Metrik-Forschungsgruppe, welche seit 1997 über 1820 Befragungen durchgeführt hat, sind enorm wertvoll. Herr Zinn hat die Flexibilität anderer IT-Anwendungen erlebt, manchmal über Monate oder Jahre, bis Verbesserungen umgesetzt wurden. Bei SimplifyU war er positiv überrascht über die Geschwindigkeit und Präzision, mit der Anpassungen vorgenommen werden. Die Patientenbefragung sei mehr als nur eine Routine, sie sei eine Herzensangelegenheit, die entweder als Hindernis oder als Chance angesehen werden kann.
Ein wichtiges Ziel ist es, das Feedback enger, schneller und direkter an die Einrichtungen zu bringen. Herr Zinn illustrierte dies am Beispiel der Zugangsbögen, die direkt aus unseren Befragungen generiert werden und so den Einrichtungen sofortiges Feedback liefern.
Der riesen Vorteil, welchen Metrik bietet, ist das Benchmarking im externen Vergleich, einschließlich detaillierter Auswertungen und Trends aus vergangenen Befragungen. Weiter sind die Kommentare aus diesen Befragungen „extrem hilfreich“ und könnten eine positive Wettbewerbssituation schaffen.
Zum Abschluss betonte er die Bedeutung von direktem Feedback, das möglicherweise auf Monitoren auf der Station angezeigt wird, um schnelle Reaktionen zu ermöglichen. Das Mitarbeiterfeedback hilft dabei zu erkennen, wo aktuell Handlungsbedarf besteht und ermöglicht eine breite Befragung der Mitarbeiter.
Anschließend betrat Reinhold Schweizer das Podium. Seine Präsentation konzentrierte sich auf die Wicker-Gruppe, eine Organisation, die er mit Leidenschaft und einer guten Portion Humor vorstellte. Reinhold begann mit einer Einführung in das zentrale Dokumentenmanagementsystem (DMS), das in allen Kliniken der Wicker-Gruppe implementiert ist. Er erläuterte, wie dieses System es ermöglicht, Informationen und Dokumente zentral zu verwalten und zu steuern, was die Effizienz und Datenkonsistenz innerhalb des Netzwerks der Kliniken erheblich verbessert. Er ging jedoch auch auf eine Herausforderung ein, die durch die zentrale Steuerung entsteht: In vielen Fällen fühlt sich „die zentrale Macht weit weg“ an, und die einzelnen Kliniken entwickeln oft ihre eigenen Methoden und Verfahren. „Aber viele ‚Dörfer‘ … jeder macht sein Ding“, wie Reinhold es umschrieb, was sowohl zu Kreativität als auch zu einer gewissen Uneinheitlichkeit führen kann.
Reinhold brachte die Zuhörer zum Schmunzeln, als er die Methode der anonymen Leser in jeder Einrichtung erwähnte, die mit dem immer gleichen Passwort Zugang zu Informationen haben. „Jeder kann auf das Wissen der anderen Kliniken zugreifen“, erklärte er, was den Austausch von Best Practices ermöglicht und eine Kultur der Offenheit und des Lernens fördert, obwohl es auch als „Mäuschen spielen“ angesehen werden könnte.
Zum Abschluss seiner Präsentation sprach er über die Telefonlisten, die regelmäßig in den einzelnen Kliniken aktualisiert und dann in einen übergreifenden Ordner hochgeladen werden, um sicherzustellen, dass alle Standorte der Wicker-Gruppe stets auf die neuesten Informationen zugreifen können. Diese Praxis demonstriert effektiv die Vorteile, aber auch die Herausforderungen eines zentral gesteuerten, aber lokal adaptierten Informationssystems. Reinholds Darstellung war nicht nur informativ, sondern auch unterhaltsam und bot den Teilnehmern wertvolle Einblicke in die Komplexität und Dynamik der Verwaltung eines großen Klinikverbunds.
Nach einem kurzen Überblick über die Chancen und Möglichkeiten der Künstlichen Intelligenz in SimplifyU, näherten wir uns dem abschließenden Teil des Tages – der Feedbackrunde. Dieser Moment war eine wertvolle Gelegenheit für alle Teilnehmenden, ihre Eindrücke und Anregungen zu teilen. Die offene und konstruktive Atmosphäre ermöglichte es jedem, seine Gedanken und Erfahrungen frei zu äußern, was für uns als Team ungemein bereichernd war.
Mit dem Abschluss der Feedbackrunde war es dann für die meisten Teilnehmer Zeit, die Heimreise anzutreten. Es gab herzliche Verabschiedungen, und bald darauf machten sich alle mit Bahn und Auto auf den Weg nach Hause. Dieser Abschied war zwar ein wenig wehmütig, spiegelte aber auch die tiefe Verbundenheit und das Gemeinschaftsgefühl wider, das wir während der Veranstaltung erlebt hatten.
Für die sieben Mitglieder unseres SimplifyU-Teams war der Tag jedoch noch nicht zu Ende. Wir kehrten kurz ins Hotel zurück, um uns frisch zu machen und dann direkt die neu angereisten Kunden zu begrüßen. Schließlich war dies der erste Kundentag im Doppelpack, und die Aufregung über die bevorstehenden neuen Gesichter und Perspektiven war groß.
Das Abendessen fand erneut im gemütlichen Restaurant Ritter statt, wo viele altbekannte und geschätzte Gesichter auf uns warteten. Es war jedoch auch eine Freude, viele „Neulinge“ in unserer SimplifyU-Familie persönlich begrüßen zu dürfen.
Nach dem Essen verlagerte sich die Geselligkeit in die Hotelbar, wo in lockerer Atmosphäre weiterhin Gespräche geführt wurden. Themen der Arbeit wurden ebenso lebhaft diskutiert wie Aspekte des Alltagslebens. Der Abend klang aus, als jeder, glücklich und zufrieden, sich zurückzog, um in seinen Hotelzimmern den Tag Revue passieren zu lassen und sich auf den nächsten Tag vorzubereiten.
Kundentag Nummer 2 – 11.04.2024
Der zweite Kundentag begann mit frischer Energie und einer größeren Teilnehmerzahl von 37 Personen. Treffpunkt war erneut vor dem Hotel, von wo aus wir gemeinsam zum ITZ Fulda spazierten, nur etwa 10 Minuten Fußweg entfernt. Trotz der Ähnlichkeit im Ablauf zum Vortag brachten die neuen Gesichter und Perspektiven frischen Wind in das Programm.
Nachdem alle ihren Platz gefunden hatten, starteten wir mit einer herzlichen Begrüßung und einer Vorstellungsrunde. Besonders erfreulich war es, Alfred wieder bei uns zu haben, einen der „ältesten“ SimplifyU-Familienmitgliedern, der wie gewohnt der Runde das „Du“ vorschlug, was mit Begeisterung aufgenommen wurde.
Ute Harbeck eröffnete das Tagesprogramm mit ihrem Vortrag „aus dem Leben einer Auditorin“. Mit ihrer authentischen und direkten Art machte sie deutlich, wie anspruchsvoll und komplex die Tätigkeit eines Auditors unter den aktuellen Regularien und der wachsenden Bürokratie geworden ist. Der humorvolle Kommentar „Bald kommt ein Bus an Auditoren“ brachte erneut Heiterkeit in den Raum. Ute teilte auch wertvolle Insider-Tipps, wie man Auditoren bei Laune halten kann – ein wichtiger Aspekt, der mit einem Augenzwinkern vermittelt wurde.
Die weiteren Themen des Tages folgten denen des Vortages, jedoch in spontan geänderter Reihenfolge. Die Teilnehmenden stimmten mit Fähnchen über verschiedene Vorschläge ab und bewerteten sie, was lebhafte Diskussionen und konstruktive Ideen förderte. Auch das Kundenportal wurde, wie am Vortag, begeistert angenommen und eine engagiertere Partizipation versprochen. Die Präsentationen und Beiträge von Mark Förste und Reinhold Schweizer stießen wieder auf großes Interesse und regten zu weiterführenden Gesprächen an. Kommentare wie „Ach, so könnte ich das auch lösen“ oder „Das ist ja eine gute Idee“ zeugten von der inspirierenden Atmosphäre des Tages.
Nach einer intensiven und produktiven Feedbackrunde, in der alle Teilnehmenden ihre Eindrücke und Anregungen teilen konnten, war es Zeit, den Heimweg anzutreten. Jeder verabschiedete sich mit einem Lächeln, erfüllt von den Erfahrungen und Erkenntnissen der vergangenen Tage.
Wir sagen Danke!
Wir möchten uns von Herzen bei allen Teilnehmern bedanken. Eure aktive Beteiligung, die kreativen Ideen und das konstruktive Feedback sind für uns unschätzbar wertvoll und bestätigen, dass wir gemeinsam auf dem richtigen Weg sind, das einfachste und lebendigste QM-System im Gesundheitswesen zu entwickeln. Eure Rückmeldungen und die gemeinsamen Erfahrungen machen deutlich, dass wir zusammen Großes erreichen können. Wir freuen uns schon auf die nächsten Kundentage und darauf, diesen Weg gemeinsam mit euch weiterzugehen.
Feedback:
– „Echt super! Unterkunft, Essen, Organisation – alles top!“
– „Ihr bietet etwas Besonderes im Vergleich zu anderen Firmen. Viele Anregungen, das Kundenportal und die Vernetzung sind super.“
– „Die familiäre Atmosphäre und das Duzen macht alles persönlicher.“
– „SimplifyU ist eine Ausnahme in der Umsetzungszeit – schnell und präzise wie nie zuvor gesehen.“
– „Freue mich auf alles, was noch kommt und die zwei grünen Fahnen zeigen, dass wir auf dem richtigen Weg sind.“
– „Kulinarisch und inhaltlich verwöhnt, geht man mit einer Vision nach Hause, an der man ansetzen kann.“
– „Sehr lebendig, fantastischer Austausch in einer tollen Atmosphäre. Beeindruckende Reaktionsschnelligkeit und super Dynamik im Team.“
All diese Kommentare spiegeln die positive Energie und das Engagement wider, das ihr in diese Tage eingebracht habt. Ihr habt nicht nur den Grundstein für weitere Innovationen gelegt, sondern auch die kulturelle und menschliche Seite unserer Zusammenarbeit gestärkt.
Das Fazit dieser Kundentage ist klar: Sie waren ein voller Erfolg und definitiv eine Veranstaltung, die wiederholt wird.
Uns, dem Team von SimplifyU, bleibt nichts weiter zu sagen, als ein tief empfundenes Dankeschön.
Ihr erfüllt uns mit Freude und Stolz bei der Arbeit. Wir freuen uns schon auf das nächste Mal, wenn wir wieder zusammenkommen, um unsere Reise fortzusetzen und gemeinsam zu wachsen.
