Softwareupdate SimplifyU Juli 2022

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Ein neuer Monat – Ein neues Update. Auch im Juli konnten uns die heißen Temperaturen nicht davon abhalten die SimplifyU Software um eine Vielzahl nützlicher Funktionen und Verbesserungen zu erweitern. Serientermine für den Kalender, ein neuer Bericht „gelöschte Dokumente“, die Möglichkeit Maßnahmen zu delegieren und eine neue Anmeldeseite sind nur ein kleiner Auszug von Neuerungen, die es im neuen Softwareupdate von SimplifyU zu entdecken gibt.

Serientermine

Regelmäßige, wiederkehrende Termine gehören zum Klinikalltag dazu und sollten möglichst unkompliziert innerhalb einer Software eingestellt werden können. Aus diesem Grund wurde die SimplifyU Software bzw. der integrierte Kalender, um eine Serientermin-Funktion erweitert. Legen Sie mit wenigen Klicks eine ganze Serie von wiederkehrenden Terminen fest. Bestimmen Sie Start- und Endzeitpunkt der Serie und hinterlegen Sie Ihr Wunschintervall. Das System generiert Ihnen die passenden Termine.

Anlage Serientermin
Anlagedialog eines Serientermins
Terminkalender
Anzeige des Serientermins im Kalender

Neue Anmeldeseite

Sofern Sie nicht bereits im System angemeldet sind, werden Sie ab sofort von unserer neuen Anmeldemaske begrüßt. Das System bietet Ihnen hier zusätzlich die Möglichkeit Ihr Passwort zurückzusetzen, sofern Ihr Zugang nicht mehr funktioniert.

Anmeldemaske
Neue Anmeldemaske von SimplifyU

Bericht: Gelöschte Dokumente

Das neue SimplifyU Softwareupdate Juli bietet Ihnen im Berichtswesen der Dokumentenlenkung eine neue Möglichkeit der Auswertung. Ab sofort steht Ihnen ein Bericht zur Verfügung, der die Löschung einzelner Dokumente mit Löschdatum und Benutzer, welcher die Löschung durchgeführt hat, protokolliert.

Gelöschte Dokumente
Auswertung aller gelöschten Dokumente

Maßnahmen delegieren

Eine weitere nützliche Funktion, die es in das neue Update geschafft hat, ist das Delegieren von Maßnahmen. Sollte diese Funktion für Ihre Mitarbeiter freigeschaltet worden sein, besteht die Möglichkeit als Maßnahmenverantwortlicher die Maßnahme einem Kollegen zuzuweisen. Der nun zuständige Kollege hat, ebenso wie der vorherige Verantwortliche, die Option der Rückgabe der Delegation oder kann anstelle des zuvor Verantwortlichen Mitarbeiters die Maßnahme vorantreiben. Das System verschickt bei einem solchen Vorgang die passenden Informationen an die beteiligten Mitarbeiter.

Delegation einer Maßnahme
Ansicht einer Maßnahme nach der Delegation an einen Kollegen

Umbenennung der Rollen

Die bisherigen Rollen werden umbenannt.

Die Rollen „Leser“ und „Externer“ bleiben gleich. „Mitarbeiter“ heißen nun „Bearbeiter“, „QMB“ heißt nun „Verantwortlicher“ und „Admin“ wird umbenannt in „QM-Administrator“.

Dadurch sollen Irritationen durch das Wording vermieden werden. Dazu nochmal eine kurze Zusammenfassung der Rollen:

Leser (85-90% der Mitarbeiter)
Einfachster Zugriff auf SimplifyU. Minimaler Funktionsumfang. Lesen von Dokumenten, Abgabe von Lesebestätigungen und die Abgabe von Meldungen wie „CIRS“ oder „Hinweisgeber-Meldungen“ sind beispielhafte Funktionen.

Bearbeiter (ca. 10-15% der Mitarbeiter)
Personen, die aktiv im System arbeiten. Maßnahmen durchführen, CIRS Meldungen analysieren, Dokumente verfassen, prüfen oder freigeben, sind einige Funktionen, welche bei dieser Rolle vorgesehen sind.

Verantwortlicher (0-10 Personen)
Erweitert die Rolle „Bearbeiter“ um einige Einstellungsoptionen innerhalb der Verwaltung und ermöglicht die Einsicht in das Berichtswesen.

QM-Adminstrator (1-5 Personen)
Erweitert die Rolle „Verantwortlicher“. Man erhält ein Universalzugriffsrecht auf alle Dokumente und Ordner. Kann eine Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten im System anpassen.

Externer
Rolle, die Sie bspw. einem Auditor geben können.

Weitere Funktionen

Dokumentation

  • Hinweis-Anzeige bei Videos, die nicht direkt im Browser wiedergegeben werden können
  • Suche: Einschränkungsmöglichkeit auf Ordner
  • Darstellung der Weitergabe-Infos ähnlich der Rückgabe-Infos mit Hinweise des Vorgängers
  • Lesebestätigungen können optional nur „einmalig“ an der aktuellen Version und nicht bei allen nachfolgenden Versionen versendet werden
  • Übergreifende Dokumentationseinstellung: kein Zugriff auf andere Mitteilungen für Leser
  • Bei Auswahl eines individuellen Workflows wird man dazu aufgefordert diesen direkt bei der Dokumentenanlage zu befüllen
  • Zugriff auf das Dokument wird bei angeforderter Lesebestätigung trotz fehlendem Leserecht gewährt
  • Analyse-Tool zum Erkennen von potentiellen Workflow-Vorlagen
  • Kachel für Startseite: Zuletzt frei gegebene Dokumente
  • Auch Ordner können in Favoritenpakete aufgenommen werden
  • Direktanlage eines Dokumentes z.B. schon von der Startseite
  • Knopf „Aufgabe abschließen“ wird nun farblich hervorgehoben

Formulare + Meldungen

  • Werte aus Formularelementen können in Emailbenachrichtigungen via Platzhalter eingebunden werden
  • Verantwortliche Bearbeiter können an einer Meldung direkt eine Maßnahme anlegen
  • Der Benutzer erhält Zugriff auf die eigenen abgesendeten Meldungen
  • Die Übersicht „Gestartete Meldungen“ wurde erweitert
  • Individuelles Selektionsdatum kann für Meldungen bei Dashboards eingestellt werden
  • Download des QR Codes wird ermöglicht
  • Verlinkung von Meldung auf Meldung wurde ermöglicht

Vertragsmanagement

  • Kündigungsverantwortliche können je Vertrag hinterlegt werden und werden bei anstehender Kündigung benachrichtigt

Kennzahlen

  • Kennzahlen können direkt aus Dashboards der Formulare ausgelesen und automatisch aktualisiert werden

Chancen & Risiken

  • Prüfungsintervall 2-Jährlich ergänzt

Maßnahmen

  • Der Maßnahmenstatus wurde ergänzt. Neben der aktuellen Auswertung, ob eine Maßnahme im Plan oder deutlich im Verzug ist, gibt ein zusätzlicher Status an, ob eine Maßnahme bereits begonnen wurde, ob diese Maßnahme abgeschlossen ist oder ob noch kein Fortschritt hinterlegt wurde.

Übergreifend

  • Einstellungen der Startseite auf die Intranet Startseite übernehmen und die vorhandenen Kacheln in das Intranet übertragen.
  • Erweiterung der Importmöglichkeit für Benutzer: Organisationseinheiten, Merkmale
  • Umbennen der „Subseiten“ in „Detailseiten“
  • Kürzel können nun bis zu  6 Stellen besitzen
  • Inaktive Benutzer können in der Benutzerliste ausgeblendet werden
  • Auflistung der offenen Maßnahmen im Dashboard
  • Bearbeitungsbuttons werden in Tabellenansichten nun links statt rechts angeordnet
  • Umstellung auf neueste Syncfusionversion – 20.1.0.61
  • Umstellung auf .NET 6
  • Fontawesome version 6.1.1
  • Integration Fontawesome 6.0

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