Das Jahr 2023 neigt sich so langsam dem Ende, der erste Schnee ist bereits gefallen und die Vorfreude auf das Weihnachtsfest inklusive Glühwein, Plätzchen und Lebkuchen steigt. Natürlich möchten wir Ihnen ebenfalls die Weihnachtszeit versüßen. Dazu haben Ihnen unsere Entwickler zahlreiche neue Funktionen in einem großen Softwareupdate-Paket verpackt und freuen sich darauf, dass Sie Ihre Geschenke bald auspacken können. Ausnahmsweise möchten wir Ihnen in diesem kurzen Bericht sogar einige Inhalte schon vorab verraten.
Mehrseitige Befragungen
Das Softwareupdate Oktober/November von SimplifyU bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre Mitarbeiter- oder Patientenbefragungen noch passgenauer auf Ihre Bedürfnisse anzupassen. Mit wenigen Klicks können Sie Ihre Befragungen in verschiedene Teilkategorien anhand Ihrer Überschriften unterteilen und diese auf verschiedenen Seiten themenbezogen darstellen.
Das System prüft während der Beantwortung natürlich auf das Befüllen aller Pflichtfragen. Ein Absenden einer Meldung ist nach wie vor nur dann möglich, wenn alle Pflichtfragen beantwortet worden sind. Dennoch ist es möglich zwischen den Seiten zu wechseln und somit die Reihenfolge der Beantwortung flexibel zu gestalten.
Nutzen Sie diese Funktion, um große Befragungen übersichtlicher zu gestalten und Ihre Mitarbeiter*innen und Patient*innen geführt durch die Beantwortung der Fragen zu leiten.
Befragungen - Einmalige Links für Befragungen
An Ihren Formularen können Sie mit dem neuen Update die Funktion „Befragungen“ aktivieren. Diese neue Funktion stellt sicher, dass Befragungen nur einmal von der gleichen Person ausgefüllt werden können.
Sobald Sie die Befragungsfunktion aktiviert haben, ermöglicht Ihnen das System die Hinterlegung von Befragungszeiträumen. Innerhalb dieser Zeiträume generiert Ihnen das System eine von Ihnen gewünschte Anzahl von verschiedenen Links. Diese Links zur Abgabe einer Befragungs-Meldung können von Ihnen im Nachgang gezielt verteilt werden. Jeder Link kann nur ein einziges mal genutzt werden. Sobald über diesen Link eine Meldung abgegeben wurde, wird man bei erneutem Öffnen darauf hingewiesen, dass eine Abgabe bereits erfolgt ist. Zusätzlich verhindert das System die Abgabe der Meldung außerhalb des Befragungszeitraums.
Als zuständige Person für dieses Formular steht Ihnen natürlich eine Information zur Verfügung, wieviele und welche Links bereits genutzt worden sind.
Dank der vordefinierten Befragungszeiträume, bietet Ihnen auch das Dashboard weitere Möglichkeiten an. Somit besteht nun die Chance die einzelnen Zeiträume miteinander zu vergleichen und Unterschiede pro Quartal oder pro Jahr auf einen Blick zu erkennen.
Befragungen, welche nicht anonym durchgeführt werden sollen, können dank dieser neuen Funktion auch direkt an den gewünschten Personenkreis verteilt werden. Wählen Sie dazu die zu befragenden Personen oder Gruppen für Ihren Befragungszeitraum aus. Die ausgewählten Teilnehmer erhalten automatisch einen Link aus dem System, welcher nur ein einziges mal ausgefüllt werden kann. Sie erhalten eine Übersicht, welche Personen bereits an der Befragung teilgenommen haben und bei wem die Beantwortung noch nicht erfolgt ist.
Mandantenübergreifende Dokumente
Das Thema „mandantenübergreifende Dokumente“ ist gerade bei größeren Verbünden und Einrichtungen ein wichtiges Thema. Die Fragestellung „Wie können wir zentrale Dokumente über mehrere Einrichtungen (Mandanten) verteilen und diese an einer zentralen Stelle überarbeiten“ wird damit gelöst.
In der Mandatenverwaltung hat man als System-Administrator grundlegend die Möglichkeit, Ordner und deren Inhalte auszuwählen, welche zusätzlich zum zentralen Mandanten, auch in weiteren Einrichtungen zur Verfügung gestellt werden sollen.
Das Umsortieren von zugewiesenen Ordnern in einen Unterordner der eigenen Struktur ist ebenfalls möglich und sorgt dafür, dass Sie flexibel die übergreifenden Ordner in der Ordnerstruktur anordnern können.
Druckt man ein solches Dokument in einem der zugewiesenen Mandanten, wird automatisch in den Druck das Logo der zugewiesenen Einrichtung eingebunden und nicht etwa das Logo des zentralen Mandanten.
Mit dem Softwareupdate Oktober von SimplifyU wird die Funktion der mandantenübergreifenden Ordner noch weiter ausgebaut. Neben der Hinterlegung von Ordnern, besteht nun auch die Möglichkeit, gezielt Dokumente in weitere Mandanten bzw. deren Ordnerstruktur zu hinterlegen. Wählen Sie dazu im Ursprungsmandanten (Herkunft des Dokuments) das gewünschte Dokument aus und nutzen Sie die Funktion „Ordnerzuordnungen bearbeiten“ und wählen Sie danach die Funktion „Mandantenübergreifend“ aus. Im Anschluss können Sie gezielt definieren in welchen Einrichtungen das Dokument in welchen Ordnern zur Verfügung stehen soll. Beachten Sie bitte, dass Sie dazu natürlich in beiden Mandanten die administrativen Rechte besitzen müssen.
Massenhafte Anlage von Bewertungsaufgaben im Risikomanagement
Das Risikomanagement wurde um eine Funktion erweitert, die es Ihnen ermöglicht, mehrere Bewertungsaufgaben auf einmal anzustoßen. Die zuständigen Bearbeiter*innen der einzelnen Risiken werden daraufhin über Ihre Aufgabe der Risikobewertung informiert.
Während der Anlage definieren Sie dank zahlreicher Filterfunktionen exakt, welche Risiken neu bewertet werden müssen und stoßen somit den Neubewertungsprozess für mehrere Risiken mit wenigen Mausklicks an. Dieser Vorgang ist unabhängig von den turnusmäßigen Bewertungsaufgaben und zieht die Prüfung der Risiken vor.
Weitere Funktionen
Dokumentation
- Mehrere Dokumente können in den eigenen Verantwortungsbereich (Ordner) zugewiesen und den Kollegen der eigenen Abteilung zur Verfügung gestellt werden (Expertenmodus)
- Administrativ Verantwortliche können Ordnerzuweisungen aus der zuvor beschriebenen Funktion zurücknehmen
- Erweiterung der Möglichkeit von Druckvorlagen. Zusatzlogos (Bilder) können in Kopf und Fußzeile hinterlegt werden. Zusätzlich gibt es Platzhalter für die Seitenzahlen.
- Ordnerverantwortliche mit Rolle „Bearbeiter“ können bei entsprechender Rollenanpassung Dokumente in Ihrem eigenen Ordner löschen (auch wenn diese frei gegebene Versionen beinhalten)
- Darstellung der indiv. Berichte am Ordner auch für Bearbeiter-Rolle ermöglicht
- Ob der dynamische Workflow möglich ist, kann in der Verwaltung der Dokumentation eingestellt werden
- HTML kann in Word umgewandelt werden
Formulare & Meldungen
- Erweiterung der Benachrichtigungen. Bei Versand der Benachrichtigungen an einer Meldung kann definiert werden, dass diese Email vom Benutzer selbst geschickt wird. Bislang gab es eine zentrale Email, welche als Absenderadresse für den Versand von Benachrichtigungen verwendet wurde. Zusätzlich wurden Platzhalter ergänzt um auf die Daten des versendenden Benutzers zuzugreifen (Name, Vorname, Telefon etc.). Diese Informationen könnten in die Benachrichtungstexte mit eingebunden werden.
- Neues Formularelement: Zeitspanne
- Dritter QR-Code am Formular eingeführt für die interne anonyme Beantwortung
Auditmanagement
- Office Direktbearbeitung für Druckvorlagen des Auditberichts und der Auditfragen ergänzt
- Fragenkategorien (Fragenkapitel) können gezielt für bestimmte Organisationsbereiche in der Beantwortung ausgeschlossen werden
Kompetenzmanagement
- Massenhafte Hinterlegung von Kompetenzen ermöglicht
- Auch bei abgelaufenen Terminen können Verantwortliche die Teilnahmen und Anmeldebestätigungen im Nachgang bearbeiten
- Schulungsnachweise können bei den Übersichten der Anmeldungen erstellt werden.
Chancen & Risiken
- Anpassungen in den Ansichten. Die bewertende Person des Risikos wird in der Kachelansicht direkt dargestellt. Ebenso das zugehörige Bewertungsdatum. Zusätzlich erfolgt eine Anzeige, ob die Bewertung bereits freigegeben worden ist.
- Anzeige der weiteren Informationen eines Risikos auch in den Bewertungsdetails und bei der Bearbeitung der Bewertung
- Anlage mehrerer offener Bewertungen kann per Einstellung unterbunden werden
- Bei den Email-Links zur Bewertung springt man nun direkt in der Detailansicht der Bewertungshinterlegung
- Optionale Änderung der Bezeichnungen für Schadensausmaß und Eintrittswahrscheinlichkeit
- Filtermöglichkeit auf aktive Risiken
- Vorfilterung bei Sprung über Aufgaben-Startkachel (Knopf „Alle ansehen“) für zu bearbeitende Risiken. In der Gesamtübersicht der Risiken wird nun auf die Risiken, die für den Benutzer in der Startkachel dargestellt werden sollen, vorgefiltert.
- Risikobezeichnung als Suchfeld eingefügt
Übergreifend
- Zugriff auf unbearbeitete Mitteilungen in allen Modulen nur für QM-Administratoren
- Größe des „Übersichtsbild bei Nachrichtenauswahl“ von Nachrichten in Kachel und Listenansicht anpassbar gestaltet
- Nachrichtenmodul: Mehrere Nachrichtenkategorien für eine Kachel auf der Startseite wählbar
- Startseitenkachel: „Mehrfache Verlinkungen“ ergänzt
- Keine direkte Hinterlegung von Rollen am Benutzer (als System-Option)
- Benutzerzusatzfelder bei Mitarbeiterselektion (z.B. bei Gruppen, Workflows) als Filter
