Das Osterfest liegt weit zurück und dennoch haben die SimplifyU Hasen einige Überraschungen in den letzten Monaten für Sie in der Software versteckt. Das Druckverhalten wurde vereinfacht, das Modul Chancen- und Risiken wurden aufgeteilt, Dokumente können nur spielend einfach via Email versandt werden und die Formulare & Meldungen haben ebenfalls kleinere Anpassungen erhalten. Zusätzlich wurde in diesen Monaten unser neues Modul „Kompetenzmanagement“ zum Abbilden von Pflichtschulungen programmiert, welches wir im nächsten Newsletter vorstellen möchten. Viel Spaß mit dem neuen Softwareupdate März/April von SimplifyU!
Trennung Chancen- und Risiken
Bislang wurden die Chancen- und Risiken in SimplifyU in einem Modul eingepflegt. Leider gehen bei all den Risiken in einer Einrichtung die Chancen oftmals unter. Sie werden nicht genutzt oder überhaupt nicht betrachtet und eingeschätzt. Dies möchten wir durch eine klare räumliche Trennung ändern.
Das neue Update sorgt dafür, dass Sie in Ihrer Verwaltung 2 voneinander getrennte Module verwalten und gestalten können. Dadurch entstehen natürlich keine weiteren Kosten für Sie. Konzipieren Sie gezielt eine eigene Chancenmatrix mit Umsetzungsmöglichkeiten und Chancenausmaß. Legen Sie Chancenarten, deren Herkunft und Kontext fest – und das alles klar getrennt vom Risikomanagement.
Behalten Sie somit neben all dem Risiko auch die Chancen im Blick und sorgen Sie dafür, dass diese regelmäßig eingeschätzt und bewertet werden.
Anpassung Druckverhalten
Die Druckeinstellungen an einer Version werden mit dem neuen Softwareupdate März/April überarbeitet. Bislang konnte man an der Version unterschiedlichste Kombinationen im Druckverhalten auswählen, was dazu führte, dass die Auswirkungen an verschiedenen Stellen unklar wurden.
Nun gibt es folgende Einstellungen an der Version eines Dokuments:
- Druckausgabe als PDF aktivieren
- Druckausgabe über den Drucker aktivieren
- Druckvorlage für den Druck aktivieren
Die ersten beiden Optionen legen fest, ob eine Version als PDF von den Lesern heruntergeladen oder direkt am Drucker ausgedruckt werden kann. Die letzte Option sorgt dafür, dass sowohl in der PDF Ausgabe, als auch beim Direktdruck eine Druckvorlage mit Kopf- und Fußzeile um das Dokument herum gelegt wird. Dieses Verhalten wirkt sich zusätzlich auf die Vollansicht eines Dokuments aus. Auch hier werden Kopf- und Fußzeile eingeblendet.
Einen Sonderfall bieten unsere selbst-erstellten ausfüllbaren PDFs. Wurde hier die Option „Druckvorlage für den Druck aktivieren“ ausgewählt, wird das Dokument im Inhaltsbereich sofort mit der nötigen Kopf- und Fußzeile ausgestattet und kann direkt im System befüllt und ausgedruckt werden.
Bitte beachten Sie, dass dadurch am Dokument der bisherige Knopf „Druckvorlage“ entfernt wurde. Es gibt nur noch zwei Ausgabeknöpfe:
- Download als PDF
- Direktdruck via Drucker
Sollten Sie Fragen zum neuen Druckverhalten haben, wenden Sie sich sehr gerne an uns.
Kleinere Anpassungen an den Formularen
Das Softwareupdate März/April bietet auch kleinere Anpassungen im Modul Formulare & Meldungen. Über das Formularelement „Berechnetes Feld“ können nun zwei Datumswerte voneinander abgezogen werden. Als Ergebnis liefert dieses Feld Ihnen die Differenz der Daten in Tagen. Zusätzlich können nun Antwortauswahlen untereinander dargestellt werden, was Ihnen noch mehr Freiraum für die Gestaltung Ihrer Formulare bietet. Zu guter Letzt wurde für die Formulare ein „Enddatum“ eingeführt. Dadurch können Sie die Laufzeit von Befragungen exakt terminieren.
Dokumentenversand via Email
An einem Dokument hat der Ordnerverantwortliche im Expertenmodus ab sofort die Möglichkeit ein Dokument via Email an seine Kolleg: innen zu versenden. Klicken Sie dazu auf das kleine „Mail-Symbol“ oberhalb Ihres Dokuments. Im nachfolgenden Dialog können die Empfänger und der Emailtext definiert werden. Zusätzlich haben Sie die Wahl, ob Sie das Dokument im Original (Word, Excel etc.) oder im PDF Format versenden möchten.
Weitere Funktionen
Dokumentation
- Am Dokument kann man die PDF Navigationsleiste aktivieren. Damit lässt sich in der Voransicht des Dokuments ein PDF Inhaltsverzeichnis bedienen.
- Die Startseiten-Kacheln der „zuletzt freigegeben Dokumente“ und „Dokumentenlenkungsaufgaben“ springen bei Klick auf „Alle Aufgaben“ direkt auf die ausgeklappten Listen innerhalb der Dokumentation
- Hinweistext wird am Dokument angezeigt, dass diese „neue Version“ aus einer Aktualitätsprüfung heraus entstanden ist und nun überarbeitet werden muss
- Erweiterung Dokumentendetailliste um Freigabedatum und nächste Aktualitätsprüfung der höchsten Version
- Bei der Auswahl einer Workflowvorlage an Ordnern oder Dokumenten, wird nun angezeigt, welche Personen für die einzelnen Workflowschritte zuständig sind. Dazu einfach mit der Maus über die Workflowvorlage fahren
- Meine offenen Mitteilungen werden nun in den Ordnern der Dokumentenlenkung angezeigt
- Bericht – Ordnerdetailliste wurde um zwei Felder „enthaltene Dokumente“ und „enthaltene Ordner“ erweitert
- Offene Mitteilungen können in den wöchentlichen Benachrichtigungen mitversandt werden
Maßnahmen
- Darstellung für Projekt- und Arbeitspaketbezug überarbeitet
Auditmanagement
- Bestehende Maßnahmen können mit Fragen verlinkt werden
Vertragsmanagement
- Beim Vertragsimport werden Organisationseinheiten mit importiert und wenn nötig automatisch angelegt
Projekte
- Listenansicht für Projekte eingebaut
- Vorgänger und Nachfolgerbeziehung für Teilprojekte und Arbeitspakete wurde entfernt
- Archivierung von Projekten ist jetzt möglich
Übergreifend
- In der Liste der Benutzer werden die „Zusatzfelder für Benutzer“ ebenfalls mit angezeigt
- Alternative 1 für WebDAV Office Direktbearbeitung kann jetzt am Benutzer individuell eingestellt werden
- Facebook-Startseitenkachel wurde entfernt
- Dashboard für die Startseite wurde entfernt und kann durch „Aufgabenlisten“ ersetzt werden
