Softwareupdate SimplifyU Juni/Juli 2023

softwareupdate simplifyu

„Wann wird’s mal wieder richtig Sommer?“ – So oder so ähnlich könnte man die letzten sehr regnerischen Tage zusammenfassen. Wir von SimplifyU möchten dazu beitragen, dass die Tage wieder etwas freundlicher werden und stellen Ihnen deshalb ab sofort ein sonniges neues Update zur Verfügung. Das Softwareupdate Juni/Juli 2023 bietet Ihnen die Möglichkeit individuelle Berichte für alle Module zu erstellen. Zusätzlich gibt es im Risikomanagement die Möglichkeit einen Risikoverlauf anzuzeigen und die Dokumentenlenkung wird durch eine Zuordnungsfunktion von Dokumenten zur Norm ergänzt. Natürlich sind auch noch zahlreiche weitere nützliche Funktionen mit dabei, welche es zu entdecken gilt.

Individuelle Berichte

Haben Sie in SimplifyU jemals einen Bericht vermisst? Oder haben Ihnen in vorhandenen Berichten bestimmte Informationen gefehlt? Damit ist nun Schluss! Das neue Softwareupdate Juni/Juli 2023 von SimplifyU ermöglicht Ihnen eigene individuelle für jedes Modul zu erstellen. Sie haben die freie Auswahl welche Informationen in den einzelnen Spalten der Berichte aufgeführt werden sollen und schaffen sich somit Ihre perfekte Übersichtsliste. Die Anlage beliebig vieler Berichte erfolgt in der Verwaltung unter „Allgemein/Individuelle Berichte“. Zahlreiche Filteroptionen und die Möglichkeit der Zugriffseinschränkung bieten Ihnen zusätzliche Einsatzmöglichkeiten.

Definition der Rahmendaten des individuellen Berichts
Erzeugung der gewünschten Spalten/Informationen

Bei der Anlage stehen Ihnen neben Informationen zu bspw. Dokumenten, Formularen etc. auch die Zuständigen Bearbeiter der einzelnen Ablaufsschritte zur Verfügung. Somit lassen sich in den Übersichten neben den Dokumenteninformationen auch die Ersteller, Prüfer, Freigeber und die Zuständigen der Aktualitätsprüfung gruppiert auflisten.

Anlage einer neuen Spalte, die den Verfasser der Dokumente zeigt

Die Anzeige des fertigen Berichts erfolgt im Berichtswesen im jeweiligen Modul. Zusätzlich kann der Bericht innerhalb des Moduls je nach Berechtigungseinstellungen Ihren Mitarbeiter*innen zur Verfügung gestellt werden.

Anzeige des individuellen Dokumentationsberichts im Berichtswesen
Darstellung des Berichts innerhalb der Dokumentation

Darstellung des Risikoverlaufs

Auch das Risikomanagement bekommt im neuen Update ein kleines Feintuning von uns. An einem Risiko lässt sich nun direkt der Risikoverlauf ablesen. Man wählt dazu oberhalb der Risikomatrix bspw. die Einstellung „Bewertungsverlauf (jährlich)“ und sieht auf einen Blick die entsprechenden Veränderungen hinsichtlich Schadensausmaß und Eintrittswahrscheinlichkeit in den letzten Jahren.

Darstellung des jährlichen Bewertungsverlaufs am Risiko

Zusätzlich wurden in der Übersicht aller Risiken ebenfalls neue Ansichten ergänzt. Über Einstellungen oberhalb der automatisch generierten Risikomatrix, lässt sich die Darstellung je nach Anwendungsfall verändern. Interessiert Sie beispielweise in welchen Organisationsbereiche die einzelnen Risiken liegen, stellen Sie einfach auf die Ansicht „Einzeldarstellung (Organisationsbereich)“ um. Zusätzlich zu diesen Ansichten steht Ihnen natürlich nach wie vor unser Berichtswesen mit zahlreichen weiteren Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Darstellung der Organisationsbereiche innerhalb der Risikomatrix

Normzuordnung innerhalb der Dokumentation

In der Dokumentenlenkung haben Sie ab sofort die Möglichkeit Ihre Dokumente Ihrer in SimplifyU hinterlegten Norm zuzuweisen. Die Norm kann spielend einfach in SimplifyU aufgebaut oder importiert werden. Dies geschieht in Ihrer Verwaltung unter „Allgemein/Normen“.

Aufbau einer Norm in SimplifyU

An Ihren Dokumenten können Sie im Anschluss die Zuordnung vornehmen und das jeweilige Dokument einem Normkapitel zuweisen. Die Normenzuordnung wird Ihnen daraufhin direkt in den Rahmendaten Ihres Dokuments angezeigt

Zuweisung des Dokuments zu einem Normkapitel
Anzeige der Normzuordnung direkt am Dokument

Das Berichtwesen liefert Ihnen im Anschluss im Bereich der Dokumentenlenkung die Möglichkeit eine sogenannte „Cross-Matrix“ anzeigen zu lassen, die Ihnen exakt die Normzuordnungen Ihrer Dokumente darstellt. Mit kleinen Kreuzchen wird neben den Dokumenten die jeweilige Zuordnung vermerkt. Dieser Bericht lässt sich mit einem Mausklick nach Excel exportieren, sodass Sie innerhalb von wenigen Sekunden einen passenden Bericht über alle Ihre Zuordnungen erzeugen können.

Cross-Matrix innerhalb der Dokumentenlenkung

Benutzerzuordnungen an Formularauswahlen

Das neue SimplifyU Softwareupdate Juni/Juli 2023 bietet Ihnen ebenso interessante Änderungen im Modul Formulare & Meldungen. Auswahlelemente wie Einfachauswahlen oder Mehrfachauswahlen können dank unserer Erweiterung dafür genutzt werden, um gezielt die Zuständigen Benutzer für darauffolgende Ablaufschritte zu hinterlegen. Machen wir es konkret an einem Beispiel. Im Beschwerdemanagement unseres Verbunds möchten wir von unserem/unserer Beschwerdeführer*in wissen, zu welchem unserer 3 Standorte Feedback angegeben werden soll.

Beispielhafter Aufbau einer Beschwerdemeldung mit Standortauswahl

In unserem Verbund ist es so üblich, dass jeder Standort sein eigenes Beschwerde-Team hat. Aus diesem Grund wäre es super, wenn das System je nach Auswahl des Standorts immer automatisch die passenden Zuständigen benachrichtigt und wir dies nicht noch in einem zusätzlichen Schritt auswählen müssen. Dank des neuen Updates ist dies kein Problem mehr. Wir hinterlegen an unserem ersten Ablaufschritt unseres Beschwerdeprozesses mit wenigen Klicks, welche Zuständigen bei welcher Auswahl herangezogen werden sollen. Diese werden im Nachgang vom System immer passend zu neuen Meldungen informiert. Diese Art der Hinterlegung bietet uns zahlreiche Möglichkeiten auch hinsichtlich verschiedener Verwaltungsabläufe, welche damit noch besser individuell konfiguriert werden können.

Hinterlegung der Zuständigen nach gewähltem Standort

Weitere Funktionen

Dokumentation

  • Farbliche Kennzeichnung wichtiger Dokumente im Ordner wird ermöglicht
  • Neue Funktion: Import der Workflow-Historie via Importtabelle bei Einführung eines neuen Systems
  • Möglichkeit der Mitteilungen nur an die Workflow-Verantwortlichen zu senden wurde ergänzt
  • Dokumententyp wird nun in den Rahmendaten des Dokuments angezeigt
  • Alternative für Office Direktbearbeitung, wenn verbundene Informationen nicht verwendet werden können, wurde ergänzt
  • Vorgabe des Seitenformats (Hoch- und Querformat) bei Druckvorlagen für HTML und Prozesse an der Druckvorlage
  • Schlagworte werden in den Rahmendaten des Dokuments dargestellt
  • Umbenennung der Ordnerberechtigungseinstellung „Benutzereinstellungen (verantwortlich)“ in „Benutzereinstellungen (administrativ)“
  • Neuer Platzhalter: ##LetzteAktualitätsprüfung## als Option in der Druckvorlage
  • QR-Code für Ordner ergänzt
  • Druckvorlage: Funktion Zentrierung der Kopfzeileninformation um rechts- und linksbündig erweitert
  • Änderungshistorie für Ordner, Dokumente und Versionen

Formulare & Meldungen

  • Am Formularelement Benutzerauswahl, kann nun aus Gruppen, Organisationseinheiten, Berufsgruppen und Benutzermerkmalen vorgefiltert werden. Somit stehen den Meldern nur gewisse, zuvor einstellte, Personenkreise zur Verfügung bei Ihrer Auswahl
  • Auswahloptionen können Werte zugewiesen werden, mit denen gerechnet werden kann
  • Umbenennung der Formularelemente mit Einfachauswahl
  • Vertikales Balkendiagramm: Die erste Auswahloption wird im Diagramm nun auch als oberer Balken dargestellt
  • Dashboardelement Tacho – Darstellung der Anzahl betroffener Meldungen direkt am Element

Maßnahmen

  • Anzeige des ursprünglichen Verantwortlichen bei Delegation einer Maßnahme
  • Abbruch von Maßnahmen ist möglich
  • Massenimport von Maßnahmen via Excel ergänzt
  • Zusatzfelder in den Rahmendaten der Maßnahmen ermöglicht

Auditmanagement

  • Umstellung der Beantwortung und Anzeige der Fragen inkl. grafische Übersicht der Antworten direkt an der Auditübersicht
  • Abfrage bei Abschluss des Audits auf Berichtsdatum ergänzt

Chancen & Risiken

  • Nicht relevant als Bewertungsoption bei Risikobewertungen
  • Erweiterung Verantwortlicher am Risiko
  • Einstellung um Funktion Brutto / Nettorisiko zu deaktivieren
  • Kleinere Anpassungen und Erweiterungen am Risikomanagement
  • Änderungshistorie auch mit Möglichkeit der Anzeige wie im Versionsvergleich bei den einzelnen Feldern
  • Risikobewertung: Freigeber der Bewertung ergänzen und anzeigen

Vertragsmanagement

  • Volltextsuche für Verträge – Auch die Inhalte der Verträge werden mitdurchsucht

Projekte

  • Darstellung der Projekte angepasst

Übergreifend

  • Phrasensuche ermöglichen – Begriffe können jetzt mit „“ gesucht werden. Es muss dann die genau Begriffskette passen, damit das Dokument gefunden wird
  • SimplifyU Logo rechts anordnen – Kliniklogo dafür links
  • LDAP-Synchronisation aus mehreren ADs in einem Mandanten möglich
  • Erhöhung der Objekteanzahl pro Seite
  • Aufteilung des allgemeinen Verwaltungsbereichs
  • Änderungshistorie für Gruppen, Benutzer, Organisationseinheiten
  • Import von Unternehmensdaten
  • Benutzerliste kann so exportiert werden, dass sie im Nachgang als Importliste für Änderungen erneut genutzt werden kann
  • Bei der Erstellung von Verträgen, Maßnahmen und Formularen wird der Ersteller als Zuständiger Bearbeiter vorausgewählt

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