Der Jahreswechsel ist kaum vorbei und trotzdem ist schon wieder Bewegung in der Luft – die ersten Tage werden spürbar heller, und vielerorts bringen Karneval und Fasching Farbe in den Alltag. Genau dieses Gefühl nehmen wir mit in unser neues Softwareupdate Januar 2026, das im Februar veröffentlicht wird: Mit frischen Funktionen und praktischen Optimierungen machen wir Ihre Arbeit in SimplifyU noch ein Stück einfacher und übersichtlicher. Freuen Sie sich unter anderem auf neue mandantenübergreifende Möglichkeiten in der Dokumentenlenkung, Smileydarstellungen für Matrixfragen, einen Gruppenchat, Erweiterungen im Kompetenzmanagement und viele weitere Verbesserungen, die Ihnen im Qualitätsmanagement jeden Tag Zeit und Abstimmung ersparen.
Mandantenübergreifende Funktionen in der Dokumentenlenkung
Gerade in großen Klinikgruppen und Verbünden arbeiten Einrichtungen häufig in getrennten Mandanten. Ein Zentralmandant dient dabei als Ausgangspunkt, um einrichtungsübergreifende Inhalte wie Nachrichten, Termine oder Dokumente gezielt in die einzelnen Einrichtungsmandanten zu verteilen. Der Vorteil: Wird ein zentral bereitgestelltes Dokument aktualisiert, stehen die Änderungen automatisch auch in den angebundenen Einrichtungen zur Verfügung. Diese bewährte Arbeitsweise haben wir in der Dokumentenlenkung jetzt um wichtige Funktionen erweitert.
Neu ist erstens: Übergreifend geteilte Dokumente, die im Einrichtungsmandanten liegen, können dort ab sofort mit lokalen Dokumenten verknüpft werden. So lässt sich ein einrichtungsübergreifendes Dokument beispielsweise als mitgeltende Unterlage direkt an ein Einrichtungsdokument anhängen. Das schafft mehr Kontext und reduziert Rückfragen, weil Zusammenhänge klarer dargestellt werden.
Zweitens können Dokumente aus einem übergreifend geteilten Ordner im eigenen Einrichtungsmandanten zusätzlich weiteren Ordnern zugewiesen werden. Damit bleibt die zentrale Struktur erhalten, und gleichzeitig können Einrichtungen die Inhalte passgenau in ihre eigenen Ablagen einordnen, ohne das zentrale Dokument zu duplizieren.
Drittens wird die Mandanten-Zuordnung einzelner Dokumente flexibler: Diese Aufgabe ist künftig nicht mehr ausschließlich QM-Admins vorbehalten. In den Rollenanpassungen kann die Berechtigung hierfür optional auch für die Rolle „Dokumentation – Verantwortlicher“ aktiviert oder deaktiviert werden. Wenn ein Benutzer im Zentralmandanten für einen Ordner verantwortlich ist und im Zielmandanten ebenfalls als Verantwortlicher am jeweiligen Einrichtungsordner hinterlegt wurde, kann er einzelne Dokumente gezielt in diese Ordner zuweisen. Dabei gilt weiterhin: Aktionen sind ausschließlich für Ordner möglich, für die der Benutzer in Ursprung und Ziel als Verantwortlicher eingetragen ist.
Matrixfragen jetzt auch mit Smileys und individuellen Icons
Matrixfragen sind ideal, wenn Sie mehrere inhaltlich zusammengehörige Fragen mit denselben Antwortoptionen platzsparend bündeln möchten, zum Beispiel je Bereich, Station oder Themenblock. Damit bleiben Befragungen übersichtlich und lassen sich für Teilnehmende schneller ausfüllen.
Mit dem aktuellen Update haben wir Matrixfragen um eine besonders anschauliche Darstellung erweitert: Über den Antwortoptionen können Sie jetzt farbige Smileys anzeigen lassen. Die Smileys können dabei automatisch vom System vorgegeben werden, basierend auf der Anzahl der Antwortoptionen.
Wenn Sie mehr Gestaltungsfreiheit wünschen, können Sie statt Smileys auch eigene Icons verwenden. Für jede einzelne Antwortoption lässt sich ein beliebiges Icon auswählen und zusätzlich eine individuelle Farbe definieren. Das bedeutet: Sie sind nicht auf ein einheitliches Symbolschema festgelegt, sondern können je Antwortoption unterschiedliche Icons und Farben nutzen, passend zu Ihrem Fragebogen-Design oder zur gewünschten Wirkung in der Auswertung.
Kompetenzmanagement: überarbeitet für mehr Übersicht und weniger Nacharbeit
Im Kompetenzmanagement bilden Sie Pflichtschulungen, Einweisungen und Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden strukturiert ab und schaffen damit eine belastbare Grundlage für Audits und den Arbeitsalltag. Mit dem Softwareupdate Januar 2026 haben wir das Modul an vielen Stellen weiterentwickelt, um die tägliche Arbeit spürbar zu erleichtern.
Im Fokus stehen vor allem Verbesserungen bei der Übersicht und im Handling: Die Mitarbeiterübersichten wurden überarbeitet, Detailansichten von Schulungen klarer strukturiert und Benachrichtigungsfunktionen erweitert. Dazu kommen zahlreiche Anpassungen im Ablauf, damit Sie Nachweise schneller pflegen, Gültigkeiten besser im Blick behalten und bei Rückfragen oder Audits zügig auskunftsfähig sind.
Einen ausführlichen Eindruck der Umgestaltung und der wichtigsten Neuerungen finden Sie hier: Kompetenzmanagement-Update.
Gruppenchat: Abstimmung direkt in Ihren Teams
Die bisherige Chatfunktion in SimplifyU wird um Gruppenchats erweitert. Damit können sich Teams schnell und strukturiert abstimmen, ohne auf externe Kanäle ausweichen zu müssen. Wichtig: Das Chat-Modul muss generell bei Ihnen im System aktiviert sein.
Für die Nutzung aktivieren Sie Gruppenchats einmalig in den allgemeinen Einstellungen von SimplifyU. Anschließend können Sie in der Gruppenverwaltung ausgewählte Gruppen als Chatgruppen kennzeichnen. Alle in der Gruppe hinterlegten Personen können dann direkt miteinander im Gruppenchat kommunizieren.
Für eine bessere Orientierung im Alltag lässt sich zudem ein Gruppenbild hinterlegen. So erkennen Mitarbeitende die Chatgruppe auf einen Blick, auch wenn mehrere Teams parallel genutzt werden.
Weitere Funktionen
Dokumentation
- KI-Bot: Seitenzahl bei der Quellenangabe ergänzt. Sprung direkt auf die entsprechende Seite im Dokument
- Sammeldruck im Ordner inkl. Unterordner ermöglicht
- Die Rahmendaten des Dokuments können ein- und ausgeklappt werden in der Darstellung
- Mitteilungsversand an Dokumentenverantwortliche kann in der Verwaltung als Option deaktiviert werden
- Ein Wasserzeichen für nicht freigegebene Versionen kann in der Verwaltung aktiviert werden
- In der Lesebestätigungsauskunft sind die Lesebestätigungen nun nach Organisationseinheit filterbar
Formulare & Meldungen
- Benutzerdaten der meldenden Person können als Information direkt in der Meldung in den Formularfeldern Überschrift und Beschreibungen eingebunden werden
- Inaktive Schritte können an der Meldung aus- und eingeblendet werden
Kennzahlen
- Kennzahlen können zur Erstanlage massenhaft via Excel importiert werden
Vertragsmanagement
- Berechnung des nächsten Prüfdatums optimiert
- 5 frei definierbare Textfelder können für die Rahmendaten der Verträge in der Verwaltung ergänzt werden
- Die Spalte „Vertragspartner“ wurde in den Vertragsaufgaben ergänzt
- Direkter Rücksprung zur Vertragsprüfungsübersicht wird ermöglicht, sobald eine Vertragsprüfung abgeschlossen wurde
- Empfängerfeld bei der Mitteilungsfunktion ist jetzt ein Pflichtfeld
Auditmanagement
- Neuer Platzhalter „##OrganisationsstrukturKomplett##“ für Auditberichtsvorlagen zeigt den kompletten Pfad der Organisationseinheit im Ausdruck
- Anzeige der Anzahl nicht terminierter Audits in der Planungsübersicht wurde ergänzt
- Die Farben bei Standard-Fragentypen der Auditfragen sind nun ebenfalls anpassbar
- Die Auditfragen können im Beantwortungsmodus nun nach getroffener Antwort gefiltert werden, um schnell auf bereits beantwortete Fragen zurückspringen zu können
- Bericht zur Norm-Abdeckung: Die Option „Nur Org.-Bereiche mit Ergebnissen anzeigen“ wurde hinzugefügt
- In der Auditplanung lassen sich die Audits nach Auditart filtern
- Die Planungsübersicht im Berichtswesen wurde um Normen ergänzt
- Optimierung des Berichts „Normen-Abdeckung“
- Bei externen Audits lässt sich das Datum und ein externer Bericht direkt am Audit in SimplifyU hinterlegen
- Normforderung können an Fragenkategorien hinterlegt werden
- Anhänge sind jetzt an Auditeinladungen möglich
- Der Benachrichtigungsversand über elektronische Maßnahmen aus einem Audit, kann gleichzeitig mit dem Versand des Auditberichts erfolgen. Bisher wurden die Benachrichtigungen immer mit Abschluss des Audits in SimplifyU versandt.
- Fragenkataloge können mehrfach im gleichen Mandanten/System importiert werden
Kompetenzmanagement
- Teilnahmebestätigungen wurden ergänzt
- Die Gültigkeit von Schulungen kann auf Option „Kalenderjahr“ gesetzt werden
- In der Verwaltung der Berufsgruppen wurde die Spalte „Anzahl Benutzer“ ergänzt
- Bevorstehende Schulungstermine und verfügbare Anmeldungen können in wöchentlichen/monatlichen Aufgabenübersichten mitgeschickt werden
- Massenbestätigungsfunktion von Anmeldungen
- Emailversand für Schulungseinladungen ergänzt
- Detailseite der Schulung umgestaltet
- Persönliche Ansicht optimiert
- Druckvorlagen für Teilnehmerliste ergänzt um den Platzhalter ##Logo## für das Einrichtungslogo
- Schulungstermine werden im Kalender spezifischer angezeigt
- Schulungseinladungen können direkt eine Ical Datei mitschicken, um den Termin im eigenen Outlook hinzufügen zu können
- Mitarbeiterübersicht für Vorgesetzte optimiert via Matrixübersicht
- Zertifikate können massenhaft hinterlegt werden
- Neuer Bericht: Durchdringungsquote
- Berufsgruppen können automatisiert über Gruppen in SimplifyU gepflegt werden
Übergreifend
- Benutzer/Kontakte ohne Telefonnummer können via Option aus Kontaktlisten ausgeschlossen werden
- In den Modulen „Audit“ und „Risikomanagement“ wurde die KI Funktion „Maßnahmenvorschläge“ ergänzt. Diese funktioniert nur bei aktiviertem „KI Modul“
- An Kontaktpersonen-Übersichten können Organisationseinheiten ausgeblendet werden. Zudem wurde eine Funktion „Organisationseinheitenanzeige auf unterste Ebene reduzieren“ ergänzt
