Softwareupdate SimplifyU Januar 2023

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Wie schnell die Zeit vergeht. Gerade wurde noch Silvester gefeiert und schon ist der erste Monat im neuen Jahr schon wieder vorbei. Die Entwickler von SimplifyU sind hoch motiviert und voller Elan in das neue Jahr gestartet und haben direkt im ersten Monat ein Update für Sie, welches mit zahlreichen neuen Funktionen und Vesserbungen besticht.

Entdecken Sie Teilprojekte, profitieren Sie von einem einfacheren Abschluss der Aktualitätsprüfung und einer Zusatzoption der Workflowdarstellung und lernen Sie die neue Möglichkeit der Hinterlegung unserer Icons kennen.

Teilprojekte

Das neue Softwareupdate Januar 2023 von SimplifyU ermöglicht es Ihnen Ihre Projekte noch besser zu strukturieren. Neben der Möglichkeit elektronische Maßnahmen in Arbeitspaketen zu bündeln, lassen sich nun am Projekt weitere „Unterprojekte/Teilprojekte“ anlegen. Gerade für große Projekte bietet diese Funktion einen tollen Mehrwert, um für klare Zuständigkeiten und eine gut strukturierte Aufgabenverteilung zu sorgen.

Bei der Anlage gilt es zu beachten, dass Sie dazu bitte den Expertenmodus unter „Meine Daten“ aktivieren. Danach erscheint innerhalb der Einstellung Ihres Projekts eine Zusatzfunktion, welche Teilprojekte aktiviert. Im Anschluss daran lassen sich gezielt und mit wenigen Klicks Teilprojekte am Projekt erzeugen. Somit behalten Sie selbst bei sehr umfangreichen Projekten stets den Überblick und profitieren Sie von den bekannten Fortschrittsübersichten und Auswertungsmöglichkeiten der SimplifyU Software.

Projektübersicht inklusive Teilprojekte
Teilprojekt unterteilt in Arbeitspakete

Workflowschritt Aktualitätsprüfung

Der Workflowschritt der Aktualitätsprüfung ist einer der wichtigsten Schritte innerhalb eines Workflowablaufs. Dort gilt es in regelmäßigen Intervallen zu bestimmen, ob ein Dokument weiterhin Gültigkeit besitzt, oder ob eine zeitnahe Überarbeitung der Inhalte höchste Priorität haben sollte. Wir von SimplifyU möchten diese Entscheidung nun beim Abschluss des Schrittes in den Vordergrund stellen und den Benutzer noch gezielter darum bitten, diese Entscheidung bewusst vorzunehmen. Bisher war der Standard, dass das Dokument verlängert wurde – Die Funktion der „Überarbeitung“ wurde manchmal im stressigen Arbeitsalltag zu leicht übersehen.

Aus diesem Grund wählt der zuständige Mitarbeiter ab sofort gezielt aus den beiden oben genannten Optionen aus und entscheidet sich bewusst für die Verlängerung der Gültigkeit oder der Anlage einer neuen, zu überarbeitenden Version.

Gezielte Auswahl der Verlängerung der Gültigkeit oder der Anlage einer neuen Version

Anzeige der Workflowänderung

In einem lebendigen QM System kommt es häufiger vor, dass sich Abläufe ändern. So ist es durchaus üblich, dass auch Workflowabläufe immer wieder aktualisiert oder optimiert werden müssen. Bei Änderungen eines Workflows stellt die SimplifyU Software Ihnen bislang an der aktuellen Version noch den Workflow grafisch dar, welcher zur Erstellung des Dokuments zum damaligen Zeitpunkt genutzt wurde. Erst bei der nächsten Version, werden die nun neu-gültigen „Ersteller, Prüfer und Freigeber“ im Ablauf aufgelistet.

Diese Darstellung wurde nun erweitert. Wurde der Workflow an einer Version in der Zwischenzeit geändert, werden die Benutzer an der Übersicht des Workflow-Ablaufs darauf hingewiesen, dass der aktuell angezeigte Workflow für kommende Versionen nicht mehr identisch sein wird. Dies hat den positiven Effekt, dass die Benutzer sich sofort an die neuen Verantwortlichen bei Rückfragen und Anmerkungen zum Dokument wenden können. Bitte achten Sie darauf, dass Sie diese Einstellung in der Verwaltung Ihrer Dokumentenlenkung erst aktivieren müssen und zuvor der Expertenmodus aktiviert werden muss.

Hinweis, dass der Workflow nicht mehr aktuell ist. Optionale Anzeige des zukünfigten Workflows

icon Hinterlegung - Neue Vorgehensweise

Wer SimplifyU nutzt, kennt sicherlich die Möglichkeit an vielen Stellen mit verschiedenen Smileys Kategorisierungen vorzunehmen und das System klarer zu strukturieren und gleichzeitig optisch moderner und interessanter zu gestalten. Die Hinterlegung erfolgt nach dem Softwareupdate Januar über eine Auswahl der Icons direkt im SimplifyU System. Suchen Sie nach Herzenslust nach verschiedenen sinnvollen und zum Teil auch lustigen Bildchen, um Ihre Software übersichtlicher zu gestalten.

Suche und Auswahl von Icons

Weitere Funktionen

Dokumentation

  • Der Hinweis warum ein Ordner archiviert wurde, wird nun im Archiv am Ordner und der Ordnerdetailliste im Berichtswesen angezeigt
  • Suche – Pfad der Dokumente wird optional auch in der tabellarischen Suchdarstellung angezeigt
  • Schlagworte bei den Dokumentenrahmendaten (in der Übersicht oberhalb des Dokuments) werden dort nicht mehr angezeigt
  • Optionales Ausblenden der Filter oberhalb der Dokumentenliste im Ordner möglich
  • Der Hinweis, warum ein Dokument archiviert wurde wird nun in der Dokumentendetailliste im Berichtswesen angezeigt
  • Versionsvergleich-Button wird bei Formaten ohne Vergleichsmöglichkeit ausgeblendet
  • Der Bericht Dokumentendetailliste bietet ab sofort einen Filter auf das Format des Dokuments
  • In der Dokumentenverwaltung kann ein Standardverhalten für das Öffnen von Links aus Dokumenten heraus eingestellt werden. Folgende Möglichkeiten gibt es: Link in einem neuen Tab öffnen oder Link im gleichen Tab öffnen
  • Bericht Workflow-Verantwortlichkeiten zeigt nun auch optional Benutzer an, welche via Gruppenhinterlegung an einem Workflowschritt hinterlegt wurden
  • Geltungsbereich, Verantwortung,  Einrichtung und Merkmale können bei der Schnellanlage der Dokumente mit angegeben werden.
  • In der Dokumentationverwaltung können zusätzliche Filter nach Geltungsbereich, Verantwortung, Einrichtung und Merkmale für die Listenansicht der Dokumente aktiviert werden
  • Individuelles Überschreiben der Vorlaufzeit für die Aktualitätsprüfung wird ermöglicht
  • Transparente Farbe kann für die PDF Druckvorlage ausgewählt werden
  • Dokumentenansicht via „Auge“ (Direktansicht) öffnet sich im gleichen Tab

Formulare + Meldungen

  • Der Hinweistext, der bei einer Stellungnahme für den Zuständigen der Abgabe hinterlegt wird, kann nun auch nachträglich von den Verantwortlichen im Formularablauf eingesehen werden
  • Hinterlegt man bei einer Stellungnahme eine Gruppe von Benutzern, wird diese Gruppe ab sofort „aufgelöst“ und man erkennt direkt, welche Benutzer sich hinter der Gruppe verbergen
  • Statistik der TAN-Eingabe pro Meldung. Man erkennt wie oft der TAN Zugriff für die jeweilige Meldung genutzt wurde.
  • Hinweis beim Ändern von Formular-Elementen bei bereits ausgefüllten Formularen. Dies schützt davor, dass man bereits gesammelte Daten durch eine solche Änderung „verliert“.
  • Optional: HTML-Benachrichtigungen im Formularablauf versenden

Audit

  • Auditoren als Vorgabe am Fragenkatalog möglich
  • Optional können Textbausteine Fragenkatalogkategorien zugeordnet werden

Chancen & Risiken

  • Erweiterung der Verantwortlichkeiten am Risiko. Es gibt nun „Bewerter“, „Leser“ und „Verantwortlicher“
  • Automatischer Versand eines Hinweis an einen definierten Benutzerkreis, wenn ein Risiko kritisch ist
  • Risiken können mit Risiken verlinkt werden
  • Risiken lassen sich für X weitere Organisationseinheiten mit wenigen Klicks duplizieren

Maßnahmen

  • Der Bearbeitungsstand einer Maßnahme wird in der tabellarischen Maßnahmenübersicht nun weiter vorne angezeigt

Projektmanagement

  • Das Design der Such und Filterfunktion wurde an den Aufbau der anderen Modulen angepasst
  • Rückverlinkung der am Arbeitspaket angelegten Maßnahme zum Arbeitspaket werden automatisch erstellt
  • Zugriffsrechte an Projekten wurden erweitert.

Vertragmanagement

  • Verlinkungen von Verträgen zu Verträgen sind möglich

Übergreifend

  • Hinterlegung eines Proxy-Servers für den Webzugriff ist möglich
  • Automatische Zuordnung der Organisationseinheit am Benutzer, sobald man einen Benutzer innerhalb einer Organiationseinheit zuweist
  • Optional können auch „Kontakte“ aus dem AD importiert werden
  • Neues Startseitenelement: Dateiupload. Vordefinierte Benutzer können hier ein Dokument zu jeder Zeit einstellen und austauschen. Die Mitarbeiter sehen dann das eingestellte Dokument in Vollansicht (geeignet für Speisepläne, Flyer etc.)
  • Import der Organisationsstruktur via Excel möglich
  • Neue Nachrichten können hervorgehoben werden
  • Startseitenelemente können nun einzeln kopiert werden
  • Anzeige des eigegebenen Passworts ist in der Login-Ansicht möglich
  • Darstellung warum eine Gruppe oder ein Benutzer nicht gelöscht werden kann, wurde ergänzt

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