Das Osterfest ist vorbei und der SimplifyU Osterhase hat uns zahlreiche neue Funktionen für das Softwareupdate Februar/März 2025 ins Osternest gelegt. Dazu zählen Spracheingaben für Textfelder, eine „Notfall“-Schaltfläche, KI-Erweiterungen, Normzuordnungen für Formulare und vieles mehr.
Spracheingabe für mehrzeilige Textfelder
Damit die Eingabe von großen Textfeldern unserer elektronischen Formulare noch leichter und intuitiver funktioniert, kann die Eingabe optional via Spracheingabe erfolgen. Nutzen Sie diese Funktion bspw. für die Abgabe von CIRS- oder Beschwerde-Meldungen. Aktivieren Sie dazu in den Formulareinstellungen (Basiseinstellungen) die Option „Spracheingabe für mehrzeilige Textfelder aktivieren“. Mit einem kleinen „Mikrofon“ oberhalb der mehrzeiligen Texteingaben starten Sie die Sprachaufnahme. Bitte beachten Sie, dass diese Option bislang nur auf dem PC und nur in den Browsern „Edge“ und „Chrome“ zur Verfügung steht.
"Notfall-Schaltfläche" am rechten/linken Bildrand
Das Softwareupdate Februar/März ermöglicht die optionale Aktivierung eines Informationsbereichs am rechten oder linken Bildschirmrand. Diese Information ist zu jeder Zeit sichtbar. Die Funktion findet sich in den Designeinstellungen und ermöglicht die Gestaltung eines Informationsbereichs, der beispielsweise für Notfälle gedacht ist. Fügen Sie einen Link ein, der die Mitarbeitenden direkt auf eine Detailseite zum Thema Notfälle weiterleitet und Ihnen alle wichtigen Informationen in sekundenschnelle bereitstellen kann. In unserem Beispiel haben wir ein einfaches Bild mit Verlinkung verwendet. Der Bereich kann aber natürlich auch mit Texten oder mehreren Verlinkungen gestaltet werden.
Neues Formularelement: "Organisationsstrukturauswahl (Einfachauswahl)"
In zahlreichen elektronischen Formularen wie CIRS, Beschwerdemanagement und Hinweisgebersystem wählt man die betroffene Fachabteilung bei Abgabe der Meldung aus. Dadurch erfolgt eine passende Zuordnung und Auswertung der Meldung. Bisher wurde dafür das Formularelement „Einfachauswahl“ verwendet. Mit dem neuen SimplifyU Update, gibt es eine weitere Auswahlmöglichkeit. Das Formularelement „Organisationsstrukturauswahl (Einfachauswahl)“ ermöglicht die Auswahl direkt aus der angelegten Organisationsstruktur in Ihrer allgemeinen Verwaltung.
Diese Auswahl kann ebenfalls für die Ablauf-Gestaltung eingesetzt werden. Somit ist es möglich gewisse Ablaufschritte innerhalb der CIRS-Bearbeitung nur zu aktivieren, wenn eine bestimmte Organisationseinheit ausgewählt worden ist. Zudem können auch Dashboards auf Organisationseinheiten eingeschränkt werden. Mit dieser Funktion ist es bspw. möglich ein Dashboard gezielt für eine Fachabteilung zu erstellen. Dort werden nur Meldungen angezeigt, welche für diese Fachabteilung eingegangen sind.
Neue KI-Möglichkeiten
Sofern Sie die KI-Unterstützung von SimplifyU beauftragt haben, können Sie sich auf eine weitere Einsatzmöglichkeit freuen. Während der Eingabe Ihrer Meldung in einem elektronischen Formular, können Sie die Texteingabe durch die KI optimieren lassen. Mit einem Klick auf „Textoptimierung“ erhalten Sie Vorschläge für Ihre bisher gemachte Eingabe. Rechtschreibfehler oder Satzbaufehler werden somit behoben. Gerade in Kombination mit der im Update vorgestellten Sprachaufnahme ist eine nachträgliche Textoptimierung eine tolle Ergänzung. Aktivieren Sie dazu am Formularelement die Funktion „KI-Optimierung bei der Texteingabe aktivieren“.
Eine weitere neue KI-Funktion ist die Analyse von Dateien. Sollten Sie in Ihren elektronischen Formularen Datei-Upload-Felder benutzen, kann die KI Ihnen eine Zusammenfassung des Inhalts zurückliefern. Stellen Sie sich hierbei bspw. eine Beschwerdemeldung vor. Die meldende Person hat Ihnen ein Dokument an der Beschwerde beigefügt. Die KI übernimmt für Sie die Zusammenfassung des Textes. Kleiner Ausblick: Auch eine Bildzusammenfassung ist bereits im Aufbau. Hierbei könnten Bilder einer Beschwerdemeldung durch die KI analysiert werden.
Formulare Normkapiteln zuordnen
SimplifyU bietet die Möglichkeit Dokumente ihren Normkapiteln zuzuweisen. Diese Funktion wurde im Softwareupdate ebenfalls für elektronische Formulare ergänzt. So ist es bspw. möglich das CIRS Formular dem Normkapitel 6.1 der DIN EN ISO 9001 zuzuweisen. Voraussetzung ist die Hinterlegung der Norm in Ihrer Verwaltung. Danach lassen sich Formulare und Dokumente den Kapiteln zuweisen. Im Berichtswesen entsteht daraus dann eine passende Cross-Matrix, die Ihnen eine Übersicht über die Zuordnungen gibt.
Weitere Funktionen
Dokumentation
- Weitere Option für Kapiteldarstellung: Aufteilung nach Normzuordnung
- Sucheinstellungen im anonymen Portal nutzen ab sofort immer die Suchvorgaben in den Verwaltungseinstellungen
- Ein individueller Bericht kann nun als Standardansicht für die Dokumente im Ordner verwendet werden. Damit kann man die Spalten der Dokumenteninformationen frei anordnen. Die Listendarstellung der Dokumente wird somit im Ordner angepasst.
- In den wöchentlichen Erinnerungsemails kann nun an persönliche Notizen mit Fälligkeit erinnert werden. Der Platzhalter ##AbgelaufeneNotizen## wurde dazu ergänzt.
- Dokument in eigenen Verantwortungsbereich zuordnen wurde aus dem Expertenmodus entfernt und steht im Standard den Ordnerverantwortlichen zur Verfügung
Formulare & Meldungen
- Optionale Übernahme der Reportingfarben im Dashboard ermöglicht, wenn ein zusätzliches Formularelement für die Aufteilung des Diagramms genutzt wird
Maßnahmen
- Neue Sortierung der Maßnahmen in der Maßnahmenübersicht. Jetzt nach Fälligkeit der Maßnahme – nicht mehr alphabetisch.
Vertragsmanagement
- Lesezugriff bei Neuanlage eines Vertrags wird immer auf „nur Verantwortliche“ gesetzt. Bisher war die Standardeinstellung, dass jeder den Vertrag lesen kann.
- ZIP Dateien können als Anhang zum Vertrag genutzt werden
- Neue Rollenanpassung: Bearbeitung der Rahmendaten/Änderung an Verträgen optional nur durch QM Admins
Übergreifend
- Mehrere Empfänger können jetzt bei Mitteilungen zu Meldungen / Dokumenten etc. ausgewählt werden
- Untertitel für Nachrichten können optional in der Verwaltung deaktiviert werden
- Reduzierter HTML Editor für Nachrichten & Fest definierte Schriftart und Schriftgröße, kann in der Verwaltung aktiviert werden. Dadurch werden die Formatierungsoptionen für Nachrichten deutlich eingeschränkt.
- Nachrichten-Übersichtsbild immer im Format 3:2. Mit dieser Einstellung werden die Vorschaubilder der Nachrichten immer auf ein festes Format von 3:2 zugeschnitten. Dadurch wird ggf. etwas vom Bild weggeschnitten.
- Suche in der Organisationsstruktur ermöglicht
- Erhöhung des Dateilimits von 0,75 MB auf 5 MB in dem Bild-Upload der News
