Die närrische Zeit ist vorbei, die Karnevalisten erholen sich von Ihren unvergesslichen Momenten und läuten die Fastenzeit ein. Aber nicht mit SimplifyU! Hier müssen Sie nicht fasten und statt Kamelle regnet es weiterhin Neuerungen und Weiterentwicklungen, die Sie und Ihre Einrichtung unterstützen.
Das neue Softwareupdate Februar 2023 von SimplifyU liefert Ihnen die langersehnten parallelen Ablaufsschritte in unserem elektronischen Formularen, Sternchen-Bewertungen als Formularelement, monetäre und zeitliche Hinterlegungen an Maßnahmen und Projekten, sowie eine Möglichkeit das digital erstellte Audit auch ausgedruckt durchführen zu können.
Parallele Ablaufschritte der Formulare
Erstellen Sie sich spielend einfach parallele Ablaufschritte in Ihren elektronischen Formularen. Bislang waren die Abläufe stets in einer festen Reihenfolge – Schritte wurden immer nacheinander ausgeführt – Die Zuständigen immer erst dann benachrichtigt, wenn der Schritt zuvor vollständig abgeschlossen wurde. Mit dem neuen Update lassen sich auch parallel ablaufende Schritte problemlos in SimplifyU abbilden.
Die Aktivierung erfolgt im „Expertenmodus“ direkt am Ablauf. Sobald die Funktion grundlegend via Option freigeschaltet wurde, lassen sich parallele Schritte erstellen. Alle Verantwortlichen der parallelen Schritte werden nun zeitlich via Emailbenachrichtigung infomiert und können mit der Bearbeitung beginnen. Kein unnötiges Warten auf den Abschluss vorhergehender Schritte.
Das Beispiel-Formular „Onboarding neuer Mitarbeiter: innen“ zeigt eine Einsatzmöglichkeit paralleler Ablaufsschritte. IT, Technik und Einkauf werden zeitgleich über neue Anschaffungen und vorbereitende Maßnahmen informiert und können direkt mit der Bearbeitung starten.
Es regnet Sternchen
Nutzen Sie in Ihren Mitarbeiter- oder Patientenbefragungen ab sofort die Bewertung via Sternchen. Zusätzlich zur Smileybewertung ermöglicht Ihnen das neue Update die Vergabe von Sternen. Definieren Sie selbst wieviele Sterne maximal vergeben werden können. Selbstverständlich können Sie auch diese Sternchen in Ihren Dashboards auswerten und sich somit bspw. die durchschnittliche Sternchen-Anzahl für das Mittagessen ermitteln lassen.
Monetäre & Zeitliche Ressourcen an Maßnahmen & Projekten
Gerade in größeren Projekten ist es wichtig die monetären und zeitlichen Aspekte im Auge zu behalten. Hinterlegen Sie an Maßnahmen Kosten und Zeitaufwand und behalten Sie stets den Überblick. Aktivieren Sie diese Funktion in Ihrer Verwaltung im Modul „Maßnahmen“.
Bei der Fortschrittshinterlegung lassen sich im Nachgang sowohl Kosten, als auch der benötige Zeitaufwand für den Fortschritt hinterlegen. Diese Hinterlegungen summieren sich auf und werden an der Maßnahmenübersicht dargestellt.
Sind die Maßnahmen Projekten und dazugehörigen Arbeitspaketen zugewiesen, werden die Ist/Soll-Werte für Kosten und Zeitaufwand ebenfalls an den zugehörigen Übersichten aufsummiert und passend dargestellt.
Ausdruck der Auditfragen
Im Softwareupdate Februar wird das Auditmanagement um eine weitere Funktion ergänzt. Via Knopfdruck lassen sich die Auditfragen mit einer zuvor definierten Druckvorlage ausdrucken. Somit ist eine Bearbeitung via Papier und Stift weiterhin möglich. Die Ergebnisse können im Nachgang dann in das SimplifyU System eingegeben werden.
Weitere Funktionen
Dokumentation
- „Archivierung aufheben“-Funktion gibt es jetzt auch bei archivierten Ordnern
- Wenn die direkte Anzeige der Druckausgabe in den Einstellungen aktiviert wurde, kann diese Einstellung an der Version gezielt für einzelne Dokumente deaktiviert werden
- Alternative Bearbeitung zur Office Direktbearbeitung wurde integriert, falls diese intern blockiert wird
- Anzeige, dass man gerade eine freigegebene Version bearbeiten möchte wird bei diesem Vorgang immer angezeigt
- Neue Rollenanpassung für QM-Admin: Abweichendes Datum und abweichenden Benutzer beim Abschluss eines Workflowschritts hinterlegbar
- Neue Anzeige des aktuellen Bearbeiters, wenn 2 Benutzer gleichzeitig ein Dokument bearbeiten wollen
- Liste „archivierte Dokumente“ für Leser/Mitarbeiter im Ordner kann in der Verwaltung aktiviert werden (Expertenmodus)
- Neunummerierungsmöglichkeit für Dokumentennummern
- Mitteilungen versenden: Einzelauswahl aus allen Mitarbeitern als zusätzliche Option für QM-Admistratoren.
- Suchergebnisse werden wie folgt sortiert/priorisiert:
1) Dokumentennummer
2) Titel
3) Anzahl der Treffer im Inhalt - Neue Rollenanpassung QM-Administratoren: Bearbeitung aller Dokumente (auch wenn diese bereits frei gegeben sind) ermöglichen
- Dokumententyp und allgemeine Auswahlen können nun auf inaktiv gesetzt werden
- Dynamische Workflows: Einstellung an der Vorlage, ob Bearbeiter im Workflowablauf, die Benutzer noch dynamisch verändern dürfen. Alternativ gibt es der Ersteller bei Anlage des Dokuments einmalig vor
Formulare + Meldungen
- Vorgabenvalidator für Datumseingaben. Geben Sie gezielt vor in welcher Zeitspanne das gewählte Datum im Datumsfeld liegen darf. Zusätzlich können Wochentage bei der Auswahl verboten werden (Samstag/Sonntag als Beispiel)
- Benutzerauswahl beim zusätzlichen Benachrichtigungsversand im Formularablauf. Bislang wurden hier Emailadressen hinterlegt. Ab sofort können Benutzer aus dem System ausgewählt werden.
- Bei Formularelementen, welche nicht als Pflichtfeld definiert wurden, kommt es häufiger vor, dass keine Angabe gemacht wird. Diese „Nicht-Angabe“ kann nun in den Auswertungsdiagrammen optional berücksichtigt werden. Somit werden in Kuchendiagrammen bspw. „Keine Angaben“ mit eingeblendet.
- Meldungsversand über eingegangene/abgeschlossene Stellungnahmen direkt beim Eingang. Bislang wurde darauf gewartet, bis alle Stellungnahmen eingegangen sind. Ab sofort kann pro eingegangen Stellungnahme eine Emailbenachrichtigung erfolgen.
- Zeit- und Datumsstempel an der Stellungnahme, wann die Stellungnahme erstellt wurde
- Anonyme Formulare können bei der Abgabe zwischenspeichert werden
- Legenden unterhalb der Diagramme können optional ausgeblendet werden
Chancen & Risiken
- Änderungshistorie für die Stammdaten eines Risikos (+ ggf. Bewertung)
Maßnahmen
- Wirksamkeitsprüfungen können auf einen festen Zeitpunkt datiert werden
- Direkte Anlage einer Vorgänger oder Nachfolgeraufgabe wird an der Maßnahme ermöglicht
Vertragsmanagement
- Filtermöglichkeit zur Unterscheidung von Vertragskündigung und Vertragsprüfung ergänzt
Qualitätsziele
- Neukalkulation der Zielerreichung via Knopfdruck
- QM-Administratoren dürfen an allen Zielen Fortschritte hinterlegen – Nicht nur an den eigenen
Übergreifend
- Standard-Einstellung in der Verwaltung wieviele Elemente in einer Listenansicht dargestellt werden sollen. Jeder Benutzer kann es aber weiterhin für sich unter „Meine Daten“ selbst einstellen
- Formularhinterlegung an einem Termin. Damit ist es möglich bspw. eine Anmeldeformular zu einem Termin direkt am Termin im Kalender zu hinterlegen
- Änderung der Darstellung von Nachrichten in der Startseitenkachel
- Der Mitarbeiterfilter in der Gruppenübersicht (Verwaltung) bleibt auch nach der Bearbeitung einer Gruppe bestehen
