Weihnachten und auch Silvester sind vorüber. Das neue Jahr hat begonnen. Wir von SimplifyU möchten auch im neuen Jahr 2023 unseren guten Vorsätzen aus den Vorjahren treu bleiben und Sie monatlich mit zahlreichen Neuerungen begeistern.
Direkt zum Jahresbeginn starten wir mit dem Softwareupdate Dezember und einigen spannenden Funktionen. Darunter zu finden sind Portalseiten für Ihre Dokumentationsordner, definierbare Fristen für die Bearbeitung von Formularen und die Möglichkeit Word und Excel Dokumente für unsere Nachrichtenfunktion zu nutzen.
Portalseiten für Dokumentationsordner
Damit Sie Ihre Abteilungsordner noch individueller auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter anpassen können, ermöglicht das neue Update die Erstellung von sogenannten „Portalseiten“. Dadurch können Sie verschiedenste Inhalte wie Ansprechpartnerlisten und Bildergalerien der Abteilung, Abteilungs-Nachrichten und vieles mehr direkt in Ihrem Abteilungsordner hinterlegen und frei gestalten. Die Einstellungen dazu befinden sich in den Ordnereinstellungen Ihres Abteilungsordners. Bitte beachten Sie, dass Sie hierbei den „Expertenmodus“ unter „Meine Daten“ auf Ihrer Startseite für diese Einstellung vorher aktivieren sollten.
Fristen zu Formularbearbeitung
Das neue Softwareupdate Dezember von SimplifyU ermöglicht Ihnen an Ihren Formularen Fristen für die Bearbeitungsdauer einzustellen. Diese Fristen beziehen sich auf den Zeitraum von Eingang der Meldung bis Abschluss der Meldungsbearbeitung.
Hierzu müssen Sie Ihren Expertenmodus unter „Meine Daten“ auf Ihrer Startseite aktivieren und im Anschluss die Funktion an Ihrem Formular aktivieren. Sie können hierbei einstellen, ab wie vielen Tagen die Meldung als „Gefährdet (Farbe gelb)“ oder „Überfällig (Farbe rot)“ angezeigt wird.
Formularübersichten erstellen
Eine weitere Funktion, welche im neuen Update innerhalb des Moduls Formulare & Meldungen ergänzt wird, ist die Erstellung eigener Meldungsübersichten. Legen Sie mit wenigen Mausklicks eigene zusätzliche tabellarische Übersichten zu Ihren Meldungen an. Definieren Sie dabei, welche Informationen der Meldungen für Sie relevant sind und welche Meldungen für diese Übersicht herangezogen werden sollen. Zusätzlich können Sie diese Übersichten gezielt berechtigen und nur einem gewissen Personenkreis zur Verfügung stellen.
Weitere Funktionen
Dokumentation
- Suche: Bei Suche nach Links wird nun der Ordner-Pfad angezeigt
- Die Funktionen „Dokument anlegen“ und „Ordner anlegen“ werden nun besser gekennzeichnet
- Dokumente können nun optional auch als Inhaltsvorlagen genutzt werden
- Freigabeinformation und Versionsinformation können an einem Dokument hinterlegt werden
- Neue Rollenanpassung: Leser darf Versionsvergleich machen
- Logogrößen werden nun mit den Attributen „maximale Höhe“ und „maximale Breite“ des Logos festgelegt
- Dynamisierung der Synchronisation mit LDAP (Active Directory): Attribut-Mapping ist nun frei bestimmbar
- Favoriten-Profile können nun auf der Startseite angezeigt werden
- Hinzufügen von Dokumenten zu einem Favoriten-Profil kann nun direkt am Dokument erfolgen
- Neue Rollenanpassung: Schnellanlage aktivieren/deaktivieren
Formulare + Meldungen
- Platzhalter „ErstelltVon“ wurde bei den Benachrichtigungen zu einer Meldung ergänzt
- Dateiname der Druckausgabe einer Meldung kann in den Formulareinstellungen definiert werden
- Ausblenden der Ablaufbeteiligten bei anonymem Zugriff ist möglich
- Ausblenden der Risikoeinschätzung für anonymen Zugriff ist möglich
Audit
- Verteilung der Auditergebnisse / Auditberichte via Email an bestimmte Personen oder Gruppen wird ermöglicht
- Externe Auditberichte können als Audits im System hinterlegt werden
- Antworten können aus vorhergehenden Audits übernommen werden
- Änderungshistorie an Fragenkatalogen zeigt alle gemachten Änderung am Fragenkatalog auf
- Darstellung des Hinweises „Fragenkatalog wird in folgenden Audits benutzt“ wurde optimiert
Chancen & Risiken
- Eine Meldung wird beim Speichern von Bewertungen angezeigt, falls wichtige Informationen nicht passend hinterlegt wurden
- Rollenanpassungen der „Bearbeiter-Rolle“ und der „Verantwortlichen-Rolle“ wurden für das Risikomanagement ergänzt
Kennzahlen
- Importmöglichkeit für Kennzahlen via Excel-Liste
Übergreifend
- Die wöchentlichen oder monatlichen Aufgaben-Benachrichtigungen können gezielt für einzelne Personen erneut angestoßen werden
- Nachrichten: Nachrichteninhalte können nun auch Word oder Excel Dokumente sein
- Umbennenung Startseiten in der allgemeinen Verwaltung. „Startseite Intranet“ ist die Startseite, bei der sich Mitarbeiter anmelden müssen. Das anonyme Portal für Mitarbeiter ohne Anmeldung heißt nun „Startseite Intranet ohne Anmeldung (anonymes Portal)“
- Die Auswahloption „Heute“ wurde bei allen Datumsauswahlfeldern ergänzt
