22 Teilnehmer – doppelt so viele wie beim Kundentag zuvor in Erfurt, darunter viele „Wiederholungstäter“ – durften wir zum zweiten SimplifyU–Kundentag am 17.11.2022 in Leipzig begrüßen, um mit uns gemeinsam die Entwicklung des einfachsten und lebendigsten QM-Systems im Gesundheitswesen voranzutreiben.
Zum Einklang lud SimplifyU am Vorabend zum gemeinsamen Abendessen in „Zill’s Tunnel“ ein. Bei sächsischen Spezialitäten tauschten sich alle Beteiligten nach Herzenslust aus und genossen gesellige Stunden im familiären Rahmen.
Als Einstieg in den Kundentag stellten die Teilnehmer sich und ihre Einrichtungen mit spannenden „Selbstbeschreibungs-Hashtags“ vor. Genannt wurden unter anderem #120%Mensch, #neugierig, #heiser, #entspannt, #Vereinsmensch, #begeistertUndGerneNachbohrend“, #motiviert, #superGespannt, #amGemeinsamenAustauschInteressiert und viele weitere. So fanden sich schnell Interessensüberschneidungen und Anregungen für Pausengespräche.
Rolle des QMs in der aktuellen Wissenschaft
Den Auftakt zu den Fachvorträgen übernahm Frau Dr. Rego, die als Gastrednerin über die wissenschaftliche Abbildung von QM-Aspekten im Gesundheitswesen referierte. In Ihrer aktuell laufenden Analyse konnte Frau Dr. Rego feststellen, dass diese kaum vorhanden ist. Wenn überhaupt, dann nur in Bezug und Nebennennung zur Digitalisierung. In ihren vielen Interviews kristallisierten sich folgende Rahmendbedingungen bzgl. QM heraus:
- In den Einrichtungen gibt es eine sehr unterschiedliche Stellenstärke für QM.
- Digitalisierung im QM bedeutet meist erst einmal die Einführung einer Software.
- Es steht wenig Zeit für eine zukunftsorientierte Analyse zur Verfügung.
- Es mangelt oft an pro-aktivem Handeln seitens der QM-Verantwortlichen.
Den QM-Verantwortlichen gab Frau Dr. Rego ein paar praxisnahe Tipps mit auf den Weg:
- Besprechen Sie mit Ihren IT-Kollegen die anstehenden Veränderungen und gestalten Sie die Zukunft mit dem fachlichen QM-Blick aktiv mit.
- Fragen Sie nach der Digitalstrategie und der Richtung, in die sich die Einrichtung entwickeln soll.
- Gesellen Sie sich zu Zukunftsgesprächen (gerne auch auf den Fluren).
Neuentwicklungen "Kennzahlenmanagement" und "Auditmanagement"
Im Anschluss übernahm Sandra Förste die Vorstellung des neuen Moduls Kennzahlen, dessen Grundlagen am ersten Kundentag in Erfurt gemeinsam erarbeitet wurde. Von den Rahmendaten der Kennzahlen, über die Kennzahlenerfassung und deren Darstellung bis hin zu den Zielvorgaben und Übersichten präsentierte Frau Förste alle Aspekte. Im Berichtswesen wurden die weiterführenden Möglichkeiten der Auswertung, wie z. B. die Darstellung von thematisch zusammengehörenden Kennzahlen in deren zeitlichem Verlauf gezeigt. Den krönenden Abschluss bildete die automatische Erstellung der Managementbewertung. Es folgten viele Anregungen und Rückfragen. Darunter ein CSV / Excel-Import für den schnellen und automatisierbaren Import oder die erste automatisierte Schnittstelle zu Orbis als führendes KIS-System.
Die aktuelle Umsetzung des, ebenfalls im Mai diesen Jahres konzipierten, Moduls Auditmanagement stellte nachfolgend Michael Ries vor. Beginnend mit der Definition des Fragenkataloges, dessen Aufbau und der Fragen und Antwortvorgaben, führte er hin zur Verknüpfung des Fragenkataloges mit Normen. Weiter erläuterte er die Bestimmung der anstehenden Audits und deren Planung.
Danach ging es über die Definition der Teilnehmer, zur Feinplanung und der Beantwortung der Fragen
inklusive Maßnahmenableitung innerhalb der Auditdurchführung. Abgerundet wurde die Vorstellung
mit den variablen Auditberichten und den Auswertungsmöglichkeiten. Dass die Thematik „einfach und lebendig“ im Zusammenhang mit Auditmanagement für das Gesundheitswesen einiges an Diskussion ermöglicht, spiegelt auch der spontan erweiterte zeitliche Rahmen für dieses Modul wider. Denn nach dem gemeinsamen Mittagessen ging es mit zielführenden Diskussionen und Ideen aus dem Plenum der Kunden und Interessenten weiter.
Diskutiert wurden unter anderem Möglichkeiten des risikobasierten Ansatzes zur Auditplanung, die
terminliche Planung der Auditdurchführung, die Möglichkeiten der Auditberichtsgenerierung, die nachträgliche Verteilung der Auditberichte und die Änderungsmöglichkeiten an bereits verwendeten Fragenkatalogen. Weiter wurden die Themen der Ursachenanalyse bei Abweichungen, Besonderheiten bei Gefährdungsbeurteilungen, Integration von externen Berichten bis zum Ausdruck von Fragenkatalogen, Übernahme von vorhergehenden Audits und vieles mehr behandelt.
SimplifyU wird diese wertvollen Ideen und Anregungen intensiv beleuchten und in Zusammenarbeit mit den Ideengebern bei der Fortentwicklung der Software umsetzen.
Konzeption des kommenden Moduls: Pflichtschulungen
Manuel Stork moderierte anschließend die Abfrage der wichtigsten Kundenthemen. Wie vermutet, und deswegen bereits in der Agenda enthalten, landete das Thema Pflichtschulungen auf dem ersten Platz.
Für die Bestimmung der Reihenfolge konnte jeder Teilnehmer 3 Punkte vergeben und so ergab sich folgende Prioritätsreihenfolge: Medizinprodukte, Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Kundenforum, ISMS, Galerie, Lieferkettensorgfaltsgesetz und Einrichtungs-„WhatsApp“.
In Gruppenarbeit wurden die Anforderungen an eine Abbildung der Pflichtschulungen gesammelt. Jedes der 3 Teams stellte seine gesammelten Themen den Teilnehmern vor und lieferte die Basis für die anschließende gemeinsame Diskussion. Mit den gesammelten Informationen, Anregungen und Anforderungen wird SimplifyU in den nächsten Wochen und Monaten die Basis für eine weiteres einfaches und lebendiges Modul, Pflichtschulungen, in Angriff nehmen und die Umsetzung beim nächsten Kundentag vorstellen.
Fazit: Wieder ein voller Erfolg
Das gemeinsame Foto für das SimplifyU-Familienalbum durfte natürlich auch nicht fehlen. Abschließend freuten wir uns über das Teilnehmer-Feedback. Von „sehr informativ“, „Format passt“ und „ist super“ bis zu „Kopf ist voll und ich muss noch viel lernen bis zum nächsten Mal“, war alles dabei. Besonders freuten wir uns über das Feedback bzgl. der „tollen Zusammenarbeiten mit gemeinsamem Geben und Nehmen“.
Alle SimplifyU-Kunden – ob aktuell oder künftig – können sicher sein, dass wir die klare Kundenvorgabe „Behaltet euch das bei eurem schnellen Wachstum bei“ auch in Zukunft berücksichtigen werden.
Entsprechend freuen wir uns auf den nächsten Kundentag und versprechen, dass wir die Teilnehmeranzahl bei maximal 25 Teilnehmer belassen. Lieber treffen wir uns öfter, als auf den familiären Austausch und die gemeinsamen Gespräche zu verzichten.
Vielen Lieben Dank und bis zum nächsten Mal 😉
Gaby, Sandra, Manuel, Christian und Michael
