Am 03.05.2023 war es endlich wieder soweit! Der dritte Kundentag von SimplifyU stand kurz bevor. Zahlreiche Mitglieder der SimplifyU Familie folgten dem Aufruf zum gemeinsamen Live-Treffen und machten sich mit Bus & Bahn oder dem eigenen PKW auf den Weg nach Hannover. Nachdem die Zimmer im Tagungshotel bezogen waren, stand das gemeinsame Kennenlernen und der kollegiale Austausch, bei einem gemütlichen Abendessen in der Hannoveraner Innenstadt, im Vordergrund. Bei leckeren Speisen und Getränken wurden sowohl private als auch die aktuellen Themen im Gesundheitswesen diskutiert und Erfahrungen ausgetauscht. Angeregte Gespräche rund um SimplifyU und den Themen des anstehenden Kundentags bildeten eine wunderbare Einstimmung auf den darauffolgenden Workshoptag.
Auditmanagement, Kundenforum & Prozess der Verbesserungen
Dieser begann am Morgen des 04.05.2023 mit der Vorstellung der Neuerungen im Auditmanagement. Zahlreiches Feedback aus der SimplifyU Familie wurde seit dem letzten Kundentag in Leipzig genutzt, um das Modul noch passgenauer für die Anforderungen im Gesundheitswesen zu optimieren.
Als weiterer Themenpunkt wurde über die Einführung eines SimplifyU Forums abgestimmt. Das Forum wird eine Plattform für den einrichtungsübergreifenden Austausch bilden und die Kommunikation untereinander weiter fördern. Unter dem Motto „die SimplifyU Familie hilft sich gegenseitig“ können Anwendungsfälle wie CIRS, Beschwerdemanagement, Befragungen, Audit-Fragenkataloge u.v.m., ausgetauscht werde. Zusätzlich werden im Forum Fragen beantwortet, neue Verbesserungen für die SimplifyU Software konzipiert und über zahlreiche Neuigkeiten rund um SimplifyU informiert. Natürlich bleibt auch genügend Platz, um weitere Themen aus dem Gesundheitswesen gemeinsam zu besprechen und Lösungsansätze zu finden. Da ein gemeinsamer Ort zum konstruktiven Austausch nicht nur für SimplifyU von Interesse ist, sondern auch Ihren Einrichtungen einen Vorteil bieten könnte, werden wir hierfür spontan eine Erweiterung zur Verfügung stellen. Die Vorbereitungen sind in vollem Gange und die Erweiterung wird in Kürze bereits in der Software integriert sein.
Transparenz liegt uns am Herzen. Deshalb werden zukünftig die Meinungen, Stimmungsbilder und Erfahrungswerte der SimplifyU Familie noch stärker in den Prozess der Verbesserungsvorschläge einfließen. Folgender Prozess wurde konzipiert, am Kundentag vorgestellt und verfeinert.
Die Abgabe neuer Ideen und Verbesserungen kann zukünftig direkt über ein Formular erfolgen, welches für alle Kunden zur Verfügung steht. Die Ideen werden durch das SimplifyU Team aufbereitet und ggf. Rückfragen gestellt. Daraus entsteht eine große Liste aller Verbesserungsvorschläge, welche von Ihnen eingegeben wurden. Alle Kunden haben Zugriff auf diese Liste und somit auf alle Ideen und können diese positiv oder negativ bewerten. Je mehr positive Stimmen (eine Stimme pro Kunde 😉) ein Verbesserungswunsch erhält, umso schneller wird dieser umgesetzt. Die negativen Stimmen sorgen dafür, dass Ideen ggf. auch nicht umgesetzt werden, wenn Sie das System unnötig kompliziert machen würden oder viele Mitglieder der SimplifyU Familie diese Neuerung eher ablehnen. Ziel ist es, alle Kunden in den Prozess der Verbesserungen zu integrieren und Sie weiterhin in die Gestaltung der SimplifyU Software bestmöglich einzubinden.
Kompetenzen & Pflichtschulungen
Der nächste Punkt auf der Tagesordnung war das Kompetenzmanagement. Der letzte Kundentag im November 2022 in Leipzig machte deutlich, dass nach wie vor der Wunsch nach einem Programm zur Abdeckung von Pflichtschulungen von großem Interesse ist. Auf dem damaligen Kundentag wurde der Grundstein gelegt und in einem gemeinsamen Workshop eine erste Konzeption erstellt. Diese Konzeption ist mittlerweile gereift und daraus ist das neue Modul Kompetenzmanagement entstanden, welches wir zeitnah auch noch genauer auf unserer Homepage vorstellen werden. In Hannover konnten alle Teilnehmer: innen einen ersten Eindruck gewinnen. Abgebildet werden dort sämtliche Kompetenzen Ihrer Einrichtung. Die Kompetenzen können eigenständig durch die Benutzer durch Schulungen, in allen möglichen Formen (Vor-Ort, Präsentation, Lesen von Dokumenten…), erworben werden. Pflichtschulungen werden als solche im System gekennzeichnet und jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin werden an die fälligen Schulungen rechtzeitig durch das System erinnert. Nachweise erfolgen durch Multiple-Choice Fragen, hochgeladene Zertifikate oder Bestätigungen durch den Schulungsleiter. Das System generiert den Abteilungsverantwortlichen sowie der Klinikleitung passgenaue Übersichten aller vorhandenen Kompetenzen der Einrichtung. Weiter zeigt das Modul in nur wenigen Klick, welche Pflichtschulungen noch nicht erfüllt worden sind.
Natürlich wurde auch zu diesem Modul am Kundentag zahlreiches Feedback eingesammelt, welches wir in die weitere Entwicklung einfließen lassen.
Im nächsten Themenblock wurden diverse Fragen rund um SimplifyU in einer bunten Diskussionsrunde beantwortet und weitere Ideen für neue Module in der Zukunft gesammelt.
Offene Diskussionsrunde & Medizinprodukte
Den Abschluss bildete die gemeinsame Konzeption des neuen Moduls für Medizinprodukte. In Kleingruppen fand ein reger Austausch statt. Alle Teilnehmer: innen waren mit vollem Einsatz dabei und definierten die Anforderungen an ein ideales neues Modul, welches die Verwaltung der Medizinprodukte zukünftig vereinfachen kann. Aus den verschiedenen Anforderungen wurde im Anschluss ein gemeinsamer Erstentwurf in großer Runde fertiggestellt. Die SimplifyU Familie darf gespannt sein, was sich die Hannover-Gruppe so alles ausgedacht hat. Verraten werden wir an dieser Stelle aber noch nichts – Lassen Sie sich überraschen 😊
Fazit: Erneut ein voller Erfolg
Am Ende des Workshops kann ein durchweg positives Fazit gezogen werden. Der intensive gemeinsame Austausch und die klare Fokussierung auf die wichtigsten Themen für das Gesundheitswesen haben innerhalb eines Tages zu Konzepten geführt, die passgenau auf die Wünsche der SimplifyU Familie und deren Einrichtungen zugeschnitten sind. Es bereitet uns, dem SimplifyU Team, unglaubliche Freude mit Ihnen persönlich in Kontakt zu treten und Sie und Ihre Einrichtung besser kennenzulernen.
Nach diesen ausnahmslos positiven Erfahrungen ist der nächste Kundentag bereits fest terminiert. Merken Sie sich gerne den 04.-05.10.2023 vor. Dieses Mal geht es für die SimplifyU Familie nach Köln – Wieder mit dem Ziel, die SimplifyU-Software noch exakter auf die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Einrichtung auszurichten. Getreu unserem Slogan „QM geht auch einfach“!
